دوره رایگان آموزش عمومی مدیریت

درس شماره پنج

موضوع: مفهوم بهره وری

تنظیم: مهدی زارع پور | دکتری تخصصی مدیریت سیستم ها


بهره وری، از آن مفاهیمی است که تقریباً همه در مورد آن صحبت می کنیم بدون اینکه تعریف صحیح و علمی از آن در دست داشته باشیم. به عنوان مثال، یکی از مدیران ارشد بخش خصوصی، تصمیم گرفته بود با افزایش پذیرش سفارش (مازاد بر ظرفیت خط تولید)، بهره وری را بالا ببرد؛ غافل از اینکه وقتی سفارش بیشتر از ظرفیت خط است، انبار پای کار، هزینه خرابی، افزایش توقف در گلوگاه و… رخ داده که سرجمع، هزینه ها از درآمدها پیشی گرفته و بهره وری افت می کند.

زمانی که از یک مدیر بپرسید بهره وری چیست؟ پاسخ او بدین صورت است:

 

بهره وری یعنی خروجی سازمان (فروش) نسبت به هزینه‌ها چقدر بوده است.

 

اما آیا با همین جمله کوتاه می‌توان متوجه شد مفهوم بهره وری چیست؟

حتماً شما هم در اطراف خود کسب و کارهایی را دیده‌اید که ورشکست شده‌اند. علت هم این بوده که سود حاصل از فروش محصولات یا خدماتشان، کفاف هزینه‌های تولید را نمی‌داده است. این اتفاق علت‌های مختلفی دارد. اما در مفهوم کلی بهره وری سازمان آن‌ها پایین بوده و همین موضوع باعث ورشکستگی آن‌ها شده است.
مدیران ارشد یک شرکت حتماً باید بدانند بهره وری چیست و چگونه می‌توانند آن را افزایش دهند. در این صورت می‌توانند روزبروز سودآوری شرکت را بیشتر کنند. در این درس (پنجم) به صورت کامل درباره مفهوم بهره وری در سازمان صحبت خواهیم کرد. بعد از مطالعه این درس، حداقل های ممکن در خصوص بهره وری را دانسته و اینبار، آگاهانه از این مفهوم استفاده می کنید.

مفهوم بهره وری

بگذارید با ذکر چند مثال درباره مفهوم بهره وری صحبت کنیم و سپس به سراغ تعاریف برویم. آمار نشان می‌دهد که در ایران برای به دست آوردن هزار دلار، باید ۲۰ بشکه نفت خام مصرف کرد. اما در ژاپن با مصرف یک بشکه نفت خام می‌توان هزار دلار درآمد داشت.

بنابراین اگر هر دو کشور منابع نفت خام مساوی در اختیار داشته باشند، ژاپن می‌تواند ۲۰ برابر درآمد بیشتر از این منابع به دست آورد. پس در مصرف نفت برای کسب درآمد، بهره وری ژاپن ۲۰ برابر بیشتر از ایران است. اکنون تاحدودی متوجه شدید که بهره وری چیست!

برای پاسخ به سؤال بهره وری چیست، می‌توان از دیدگاه‌های مختلفی استفاده کرد. مثلاً از دیدگاه تجاری بهره‌وری یعنی بیشترین میزان تولید با کم‌ترین هزینه. از دیدگاه اجتماعی بهره وری یعنی کسب و کاری بتواند تغییرات مثبت در کیفیت زندگی اقتصادی و اجتماعی مردم ایجاد کند.

“یان تین برگن”، برنده نوبل اقتصاد، بدین صورت به سؤال بهره وری چیست، پاسخ می‌دهد:

“در کشورهای در حال توسعه، هدف تبدیل شدن به یک کشور توسعه یافته است. تنها ابزار موجود برای این کار افزایش بهره وری است و موثرترین راهکار افزایش بهره وری هم سرمایه گذاری روی نیروی انسانی است!”

اثرگذاری (effectiveness) و کارایی (efficiency) دو بخش مهم از تعریف بهره وری هستند. در ادامه به صورت ساده توضیح می‌دهیم که این دو مفهوم در تعریف بهره وری چیست.

اثربخشی (اثرگذاری)

اثرگذاری را می‌توان با کیفیت کار تعریف کرد. زمانی که کارها به شکل صحیح انجام شوند و سازمان را در مسیر رسیدن به اهداف قرار دهند، یعنی سازمان اثرگذاری مطلوبی داشته است. به عنوان مثال تصور کنید در یک کارخانه با خرید یک دستگاه جدید می‌توان در یک دقیقه به جای صد محصول، پانصد محصول تولید کرد. پس خرید این دستگاه اثرگذاری سازمان را افزایش می‌دهد و یک کار درست است.

کارایی

کارایی در تعریف بهره وری درباره کمیت کارها صحبت می‌کند. کارایی بالا یعنی کار درست را با صرف کم‌ترین میزان منابع انجام دهیم. البته این صرفه جویی در منابع و هزینه‌ها باید به گونه‌ای باشد که با اثرگذاری سازمان آسیبی نرساند. یعنی کیفیت کار نهایی را پایین نیاورد.

مفاهیم کارایی و اثرگذاری باهم پیوند خورده‌اند و حتی گاهی تفکیک آن‌ها در روند کاری سازمان، ممکن نیست. با توجه به مفهوم اثرگذاری و کارایی اکنون می‌توانیم با یک فرمول ساده به سوال بهره وری چیست، پاسخ دهیم:

بهره وری عبارت است از ضرب کارایی در اثربخشی

برای درک بهتر این دو مفهوم، تصور بفرمایید در جامعه ای که نیاز به خودروهای کوچک کم مصرف است، یک خودرو ساز اقدام به تولید اتومبیل های شاسی بلند ۱۲ سیلندر با حداکثر کیفیت ممکن نماید! هرچند این کمپانی، محصولی با کیفیت ساخته است (کار را درست انجام داده است) اما چون محصول نهایی، مطابق خواست و شرایط جامعه نیست، پس کارِ درستی را انجام نداده است! پس می توان نتیجه گرفت که این شرکت، اثربخشی (انجام درست کار) داشته ولی کارایی (انجام کارِ درست)، خیر!

بهره وری در سازمان

افزایش بهره وری در سازمان سودهای بسیاری دارد. پروسه افزایش بهره وری بلند مدت است اما می‌تواند یک کسب و کار کوچک را به یک برند معتبر و بزرگ تبدیل کند. در ادامه بررسی کر‌ده‌ایم که هدف از افزایش بهره وری چیست:

اول: ایجاد شرایط کاری مساعد برای کارمندان و افزایش انگیزه آن‌ها برای ارتقای اثرگذاری و کارایی؛

دوم: تولید محصولات یا ارائه خدمات با بالاترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت تمام شده برای مشتریان و تبدیل آن‌ها به مشترکان وفادار سازمان؛

سوم: افزایش سود و توسعه سازمان؛

چهارم: موفقیت در رقابت بین برندهای موجود در بازار؛

پنجم: اشتغال زایی پایدار.

عوامل مؤثر در بهره وری

عوامل مؤثر در بهره وری سازمان هم می‌توانند درونی باشند و هم بیرونی. برای مدیریت بهتر باید بدانید عوامل درونی و بیرونی مؤثر بر بهره وری چیست. ممکن است این عوامل برای سازمان‌های مختلف متفاوت باشند.

مثلاً قیمت ارز برای سازمانی که صادرات یا واردات دارد، یک عامل بیرونی مؤثر در بهره وری به شمار می‌رود. اما همین موضوع روی بهره وری سازمانی که تمام فعالیت‌هایش (از تأمین مواد اولیه گرفته تا فروش) داخل کشور انجام می‌شود، یک عامل دست چندم است.

برخی عوامل داخلی

  • ابزار و تجهیزات تولید محصولات یا ارائه خدمات؛

 

  • میزان مهارت نیروی انسانی و تعهد آن‌ها به سازمان؛

 

  • تکنولوژی موجود در سازمان؛

 

  • ارتباطات درون سازمانی و میزان هماهنگی تیمی؛

 

  • برنامه ریزی و مدیریت صحیح تمام فرایندها؛

 

  • نیروی انسانی.

برخی عوامل خارجی

  • سیاست.
  • تورم.
  • فرهنگ.
  • ارزش‌های ملی.
  • نیاز بازار.
  • ارتباطات برون سازمانی.

البته عوامل مؤثر بر بهره وری به همین موارد محدود نیستند. من در اینجا کلی‌ترین فاکتورها را نام بردم. برای اینکه متوجه شوید در سازمان شما عوامل مؤثر بر بهره وری چیست، تنها کافی است بررسی کنید چه چیزهایی روی اثربخشی و کارایی سازمان شما تأثیر مثبت یا منفی دارند.

مدیریت بهره وری

درک مفهوم مدیریت بهره وری برای شما کار ساده‌ای است. چون الان به خوبی می‌دانید بهره وری چیست و چه عواملی روی آن تأثیر دارند. مدیریت بهره وری در سازمان یعنی شما کارایی و اثربخشی حال حاضر سازمان را حفظ کنید. بعد از آن برنامه‌هایی برای افزایش بهره وری بچینید.

برخی از مدیران در روند مدیریت بهره وری دچار اشتباه بزرگی می‌شوند. زمانی که کمی بهره وری در سازمان آن‌ها افزایش پیدا می‌کند، خوشحال می‌شوند و آن را تثبیت شده می‌دانند. به همین دلیل دستاورد جدیدشان را رها می‌کنند و به سراغ روش‌های تازه برای افزایش بهره وری می‌روند.
ایده پردازی برای مدیریت بهره وری در سازمان کار خوبی است که سازمان به آن نیاز دارد. ولی در عین حال باید مراقب حفظ کیفیت و کمیت کار در لحظه حال هم باشید. حفظ دستاوردهای کنونی هم به اندازه تلاش برای به دست آوردن منافع تازه اهمیت دارد.

کلام آخر

آمارهای خیلی خوشبینانه! نشان می‌دهد که میزان بهره وری در ایران حدود ۳۰ درصد است. اما این آمار درباره کشورهای پیشرفته‌ای چون ژاپن ۶۰ الی ۷۰ درصد برآورد می‌شود. این یعنی سازمان‌های ایرانی می‌توانند با یک سوم منابعی که برای کارهای مختلف تخصیص داده‌اند، همان کارها را انجام دهند.

بهره وری در سازمان سودآوری، رشد و پیشرفت آن را مشخص می‌کند. اما زمانی که تمام سازمان‌ها برای افزایش بهره وری و مدیریت آن‌ تلاش کنند، نتیجه پیشرفت کشور و قرار گرفتن در رده‌های بالای جهانی است. این موضوع حتی روی کیفیت زندگی شخصی و اجتماعی مردم هر جامعه هم تأثیر دارد. به همین دلیل است که امروز مدیران باید دقیقا بدانند بهره وری چیست و چگونه باید آن را در سازمان خود افزایش دهند.


پایان درس پنجم!

لطفاً با درج دیدگاه، به تکمیل بحث کمک کنید.


 

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.