دوره رایگان آموزش عمومی مدیریت

درس شماره دوازده

عنوان: سیستم چیست؟

تنظیم: مهدی زارع پور | دکتری تخصصی مدیریت سیستم ها


سیستم، مفهومی که باید درک شود!

درطول روز، بارها و بارها از واژه ­ی سیستم استفاده می کنیم بدون اینکه بعضاً، مفهوم آن را به درستی متوجه شده باشیم. به عنوان مثال، در یک ویدیوی کوتاه، فردی از یک نامزد ریاست جمهوری، سؤال می ­پرسید که سیستم مدیریت در ایران چیست؟! و این ویدیو آنقدر دست به دست شد که حتی در گوشی تلفن همراه مادربزرگ­ ها نیز وجود داشت! شاید فردی که سؤال را طرح کرده بود، علاقه داشت بشنود که سیستم مدیریت در کشور، ۲ – ۴- ۴ هست یا چیزی شبیه آن.

سیستم، مجموعه­ ای از عناصر وابسته (یا همبسته) در تعامل با هم هستند که برای رسیدن به هدفی خاص، کنار هم قرار گرفته ­اند.

برای درک بهتر این تعریف، جعبه دنده­ ی اتومبیل را تصور کنید. (تصویر شماره ۱)

سیستم چیست

شکل شماره ۱. تصویر جعبه دنده خودرو برای درک بهتر سیستم و اجزای آن

تعداد زیادی چرخ­دنده، محور، پیچ، مهره، در ابعاد، اندازه، شکل و مقیاس مختلف، کنار هم و غوطه ­ور در واسکازین جمع شده­ اند تا گشتاور تولید شده در موتور را، به تناسب نیاز، به چرخ­ ها منتقل کنند.

در این سیستم، چرخ دنده بزرگتر یا محور اصلی، نمی توانند بگویند چون ما از همه بزرگتر هستیم یا به ظاهر، قطعه اصلی محسوب می شویم، نیازی به تلاش یا عملکرد خوب مانند بقیه نداریم! کافیست یک چرخ دنده یا عضو دیگر، کار خود را به خوبی انجام ندهد تا کُل سامانه را با اختلال مواجه سازد. همانطور که یک دندان درد به ظاهر ساده، شما را از تمرکز باز خواهد داشت.

در یک کسب و کار نیز، همین قانون حاکم است. مدیرعامل، مدیرمالی، مدیرتولید، مدیر تضمین کیفیت، کارمند اداری، نیروی خدمات، نگهبان، راننده، کارپرداز و…، همه عضوی از یک سیستم هستند که نمی توان برخی از ایشان را به دلیل سمت های مهم یا دون، از سیستم مستثنی دانست و برایشان حاشیه امن/بی اهمیتی ایجاد کرد.

اگر قرار به اصلاح یک سیستم باشد، همه در کنار هم و به تناسب باید اصلاح و بهبود داشته باشند در غیر اینصورت، با رشد کاریکاتوری مواجه خواهیم شد. رشد کاریکاتوری یعنی برخی عناصر سیستم، بیش از بقیه رشد می کنند و این سبب ایجاد اختلال در کل سیستم می شود! برای درک بهتر، تصور بفرمایید فقط دو دست کودکِ در حالِ رشد، بزرگ شوند در حالیکه سایر اندام، در همان اندازه باقی بمانند، این اتفاق در بسیاری از کسب و کارهای ایرانی، در حال رویداد است.

سازمان ها، ارگان ها و کسب و کارهای زیادی هستند که در آن، مدیران ارشد برای کارکنان خود دوره های آموزشی مفصل و جامع برگزار می کنند چون عقیده دارند عامل اصلی مشکلات کسب و کار، ناشی از عملکرد ضعیف، ناتوانی و عدم مهارت پرسنل است.

خوب است بدانید این نگاه و عقیده، منحصر به مدیران ایرانی نیست؛ سال ۱۹۵۰ میلادی، مدیران امریکایی که در رقابت با ژاپن، به خاک سیاه نشسته بودند (ورشکستگی کرایسلر، RCA، فورد و…)، عقیده داشتند این کارکنان و کارگران هستند که با اتلاف منابع، هدر دادن زمان و امثالهم، باعث وجود این شرایط شده اند، سپس برای “ادواردز دمینگ” که توانسته بود در کمتر از پنج سال، ژاپن را محتول سازد، نامه نوشتند که ما برای کارکنان خود، به دوره های آموزشی شما نیاز داریم!

اما پاسخ “دکتر ادواردز دمینگ” به این مدیران چه بود؟

“مدیر محترم شرکت…

هزینه ای که قرار است صرف آموزش پرسنل خود نمایید، نوشیدنی خریده و بین آن ها توزیع کنید، اثراتش بیشتر از دوره ی آموزشی است که در آن، مدیران ارشد حضور ندارند! اگر مدیران ارشد نیازی به آموزش نمی بینند، پول خود را صرف آموزش پرسنل، نکنید.”

مرحوم “دِمینگ” در دوره های آموزشی خود می گفت:

“مدیران ارشد – مالکان کسب و کار – محل شرکت، نوع تجهیزات، ساعت کار، نحوه رفت و آمد، نوع چینش کف کارخانه، ترتیب اتاق ها، نوع فرم ها، افراد مورد نیاز، ابزار و… را خودشان تعیین می کنند، سپس می گویند پرسنل هستند که مشکل می آفرینند! در حقیقت، طراح و سازنده ی کسب و کار، فرآیندها و فرهنگ حاکم در آن که بیش از ۹۰درصد یک کسب و کار را تشکیل می دهد را مدیران ارشد تعیین می کنند و سپس، خود را کنار کشیده، دیگران را مقصر شرایط می دانند!”

بر فرض که تمام پرسنل شرکت آموزش دیدند و ماهر شدند، آیا اینکه شما به عنوان مدیرعامل هر روز با عصبانیت/تلخی در محل کار حاضر شده و مسئولیت کارهای عقب افتاده خود را به دوش سایرین منتقل می کنید را کارکنان باید حل کنند؟!

اینکه شما به عنوان مدیرعامل، تصمیم می گیرید افرادی که هیچ تخصصی در حوزه فنی/مهارتی/مدیریتی شرکت ندارند، در نقاط حساس و کلیدی بگمارید، توسط کارکنان آموزش دیده اصلاح خواهد شد؟!

اینکه شما عقیده دارید نصب کولر، نصب بخاری، تغییر سرویس ایاب و ذهاب، فرآیند تحقیق و توسعه، دوره های بازآموزی، ضمن خدمت و.. هزینه محسوب می شوند، توسط پرسنل آموزش دیده رفع و رجو خواهند شد؟!

تبعات اینکه شما به عنوان مدیرعامل، تصمیم می گیرید ماده اولیه بی کیفیت اما ارزان بخرید با این تصور اشتباه که قیمت تمام شده کاهش پیدا کند، توسط پرسنل آموزش دیده قابل رفع و پیگیری است؟!

این ها، همه پرسش های دکتر دِمینگ در کتاب “خروج از بحران” است؛ وی با طرح آزمایشی به نام “قیف نلسون”، به تمام مدیران امریکایی که عقیده داشتند کارکنان عامل بدبختی کسب و کار هستند، ثابت کرد، بیش از ۹۴% مشکلات یک کسب و کار، ناشی از سیستم است و طراح سیستم، مدیران ارشد هستند.

پس اگر در سازمانی مشغول به فعالیت هستید که مدیران ارشد آن عقیده دارند عامل بدختی، خسارات، عقب افتادگی و… آن شما و همکارانتان هستید، خوب است محتوای این درس را در اختیار ایشان قرار داده یا از آن ها بخواهید گزارش “خروج از بحران” آقای دِمینگ را با دقت مطالعه کنند.

 

خروج از بحران

کتاب خروج از بحران: نوشته ادواردز دِمینگ

 

لینک خرید فایل PDF کتاب زبان اصلی

 

مدیران ارشد به عنوان یکی از عناصر اصلی و حیاتی در سیستم، نمی توانند خود را بی نیاز از آموزش، ارتقا، بهبود و اصلاح دانسته، مابقی سیستم را به این سمت سوق داده و تشویق کنند.

برای درک بهتر موضوع، مثال زیر را در نظر بگیرید:

“یک شرکت خدماتی (اپراتور تلفن همراه) از من خواست تا دوره مدیریت زمان برای پرسنل آن برگزار کنم. تمام پرسنل با اشتیاق در این کلاس آنلاین حاضر شدند و در همان جلسه ی اول، زمانیکه از اختلال گرها صحبت کردم، همه به اتفاق گفتند بزرگترین اختلالگر در محیط کار ما که سبب برهم خوردن نظم، بی اعتبار شدن اولویت گذاری ها، بی اهمیت شدن برنامه ریزی و… می شود، تصمیمات آنی و ناگهانی مدیرعامل است!”

و یا در دوره آموزشی مدیریت تولید و عملیات، مدیر برنامه ریزی یکی از شرکت های تولیدی گفت:

“ما در حقیقت، چیزی به اسم برنامه ریزی نداریم! هر روز صبح باید منتظر باشیم تا ببینیم مدیرعامل چه دستوری می دهد، همان را اجرا کنیم!”

خب در این شرایط، چه چیزی را باید به پرسنل آموزش می دادم؟!

این اصل، به پدیده شلاق چرمی مشهور است. یک تصمیم به ظاهر کوچک از طرف مدیران ارشد، سبب بی­ نظمی های گسترده در سایر واحدها خواهد شد، هرچقدر هم پرسنل عجز و لابه کنند که کار ما را مختل کرده اید، برنامه ریزی ها را بر هم زده اید، مدیران ارشد عقیده دارند این ها عذر و بهانه است وگرنه یک تغییر کوچک در محصول، چقدر زمان لازم دارد؟!

پس اگر به دنبال اصلاح، بهبود و بازمهندسی سیستم هستید و در جایگاه مدیریت ارشد قرار دارید، ابتدا از خودتان شروع کنید.


پایان درس دوازدهم!

لطفاً با درج دیدگاه، در تکمیل بحث مشارکت فرمایید و سایر همکاران، دوستان و… را برای توسعه مهارت های خود، دعوت به عضویت در پنل آموزشی فرمایید.