دوره رایگان آموزش عمومی مدیریت
درس شماره پانزده
موضوع: نقش مدیرداخلی در سازمان
تنظیم: مهدی زارع پور | دکتری تخصصی مدیریت سیستم ها
هنگامی که یک مدیر ارشد به دلیل مشغله ی بالا توانایی برقراری ارتباط با کارمندان را ندارد و فرصت کافی برای رسیدگی به مشکلات آنان را ندارد از یک مدیر داخلی کمک می گیرد. مدیر داخلی به مدیران ارشد کمک می کند که بتوانند وظایف ارتباطی و کنترلی خود را بعنوان مدیر به خوبی انجام دهند بر همین اساس است که این پست سازمانی را در دنیا با نام مدیر ارتباطات داخلی می شناسند.
شما فقط در صورتی مجاز به استفاده از این پست سازمانی هستید که خودتان فرصت کافی برای انجام کامل وظایف خود را ندارید. در غیر اینصورت باید خودتان این وظایف را انجام دهید چرا که اثرگذاری آن چندین برابر زمانی است که یک مدیر داخلی به کمک شما می آید و بخشی از این وظایف را انجام می دهد.
نکته مهم بعدی این است که شما نمی توانید یک فرد معمولی و یک کارمند ساده را به این پست بگمارید چراکه این پست سازمانی بسیار حیاتی است و قرار است به عنوان یک مدیر در کنار شما تیم شما را مدیریت کند بنابراین باید حتماً فردی توانمند و دارای مهارت مدیریتی بالایی باشد در غیر اینصورت به تیم شما آسیب می رساند.
متأسفانه بسیار دیده می شود که مدیران به اشتباه یک فرد کم تجربه با دانش پایین را به عنوان مدیر داخلی انتخاب می کنند و تصور می کنند چون خودشان در سازمان هستند پس فقط کافی است یک نفر بخشی از کارهای کنترلی او را انجام دهد. همین جاست که متأسفانه این مدیران داخلی تیم ها را به نابودی می کشانند. در صورتی است که مدیر داخلی شما به اندازه کافی پویا و خلاق نباشد و نتواند با کارمندان ارتباط خوبی برقرار کند. کارمندان شما هم دچار آشفتگی می‌شوند.
عکس این قضیه هم صادق است! یعنی اگر مدیر داخلی شما یک فرد کاردان، آگاه و دارای روحیه تیمی باشد شاهد رشد و پیشرفت فوق‌العاده خواهید بود. مدیر داخلی نبض تپنده شرکت شماست و کنترل عمومی تمام رویدادها را بر عهده دارد. بنابراین مدیر داخلی باید یک فرد توانمند با مهارت بالای مدیریتی باشد.
اما، کار مدیر داخلی چیست و چرا تا این اندازه اهمیت دارد؟ آیا این وظایف در شرکت‌ها و سازمان های مختلف متفاوت است؟ در این درس (پانزدهم) قصد داریم به این سؤالات پاسخ دهیم.
شرح وظایف مدیر داخلی سازمان
در یک نگاه کلی و بدون نظر گرفتن نوع سازمان وظایف اصلی مدیران داخلی را می‌توان همان ۵ وظیفه اصلی مدیر در نظر گرفت که عبارتند از:
- برنامه ریزی
- سازماندهی
- تأمین و تجهیز نیروی انسانی
- رهبری
- کنترل
با بررسی کلی این پنج وظیفه به خوبی متوجه خواهیم شد که مدیر داخلی از حیاتی‌ترین رده‌های سازمانی برای دستیابی به اهداف سازمانی است. این سمت تحت نظر مدیر عامل فعالیت می‌کند و بعد از مدیر بیشترین ارتباطات را با اعضای سازمان دارد. مدیر داخلی به صورت افقی با رده‌های دیگر در ارتباط است. در واقع، کارکنان هر سازمان تحت نظر مدیر داخلی آن سازمان فعالیت می‌کنند.
اما وظایف مطرح شده در بالا خیلی کلی است. بدیهی است که یک خواننده کنجکاو و نکته سنج به دنبال جزییات بیشتری از وظایف مدیر داخلی باشد. در اینجا به صورت جزیی‌تر به برخی از کلیدی‌ترین وظایف مدیر داخلی اشاره می‌کنیم:
- گزینش و آموزش نیروی انسانی
- تعیین روش‌های برنامه ریزی و نظارت بر پیشرفت برنامه‌ها
- تخصیص منابع برای حل مشکلات
- انگیزه دادن به کارمندان
- حل مسائل جاری و پیش بینی مسائل احتمالی
- ارزیابی عملکرد سازمان
پر واضح است که اگر مدیر داخلی نتواند وظایف گفته شده را به خوبی انجام دهد، احتمال شکست سازمان تا حد زیادی افزایش پیدا می‌کند.
شرح وظایف مدیر داخلی سازمان
مدیر داخلی در یک شرکت رابط بین کارکنان با مدیر عامل و شرکت با سازمان‌های دیگر است. بنابراین باید از ریزترین مسائل موجود در محیط کار آگاهی داشته باشد.
وظایف مدیر داخلی شرکت را می‌توان در دو بخش بررسی کرد:
الف. ارتباطات درون سازمانی
مدیر داخلی شرکت نقطه مرکزی شرکت یا سازمان محسوب می‌شود. بنابراین، تمام امور اجرایی، اداری، پیگیری‌ها، هماهنگی‌ها و پیام‌ها زیر نظر او صورت می‌گیرد. اگر مدیر داخلی با وظایف و حیطه کاری کارمندان آشنا نباشد و نتواند با آنها ارتباط مناسب برقرار کند، زنجیر کاری کل شرکت دچار مشکل می‌شود.
ب. ارتباطات برون سازمانی
دومین بخش از وظایف مدیر داخلی شرکت، ارتباطاتی است که به خارج از سازمان مربوط می‌شود. این شامل برقرای ارتباط مؤثر با سایر شرکت‌ها و سازمان‌ها است. یعنی مدیر داخلی امور شرکت را در سایر مؤسسات پیگیری می‌کند. اگر در مسیر پیشرفت شرکت در سازمان‌های بیرونی مسائلی به وجود آید، از آنها آگاه می‌شود و در سریع‌ترین زمان ممکن راه حل مناسب را ارائه می‌دهد.
وظایف برون سازمانی مدیر داخلی شرکت تنها به پیگیری امور شرکت در سازمان‌های دیگر محدود نمی‌شود. نحوه ارتباط کاری سازمان با سایر مجموعه‌ها یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر داخلی شرکت به شمار می‌رود. اگر مدیر داخلی با انعطاف پذیری، سازگاری و نکته سنجی وارد مذاکرات کاری شود، زمینه اصلی رشد شرکت را فراهم خواهد کرد.
در یک شرکت تولیدی…
اگر قرار است مدیریت داخلی یک شرکت تولیدی را به عهده بگیرید باید بدانید که اصلاً قرار نیست هر روز یک کار تکراری انجام دهید. این سمت جزو پویاترین مشاغل است. به طور کلی شرح وظایف مدیر داخلی شرکت تولیدی این است که باید به خوبی با تحلیل بازار و ویژگی‌های محصول آشنا باشد.
مدیر داخلی یک شرکت تولیدی به طور مستقیم یا غیر مستقیم در تمامی فرایندهای خط تولید نقش دارد. اگر شرکت چند خط تولید داشته باشد وظایف مدیر داخلی هم بیشتر می‌شود.
شرح وظایف در شرکت تولیدی:
- همکاری در راه‌اندازی فرایندهای تولید
- ایده پردازی و ارائه پیشنهادات جدید برای رشد
- ارتباط سازی با کارکنان
- تخصیص منابع
- نظارت بر فرایند تولید و جمع اوری اطلاعات لازم برای مدیران ارشد
- تحلیل اقتصادی فعالیت‌های مختلف شرکت
- بهینه سازی فرایند استفاده از منابع
- ایجاد نظم درونی و بیرونی شرکت
مدیر داخلی در یک مرکز درمانی
همه می‌دانیم که مراکز درمانی، اهمیت فوق العاده ای در زندگی ما دارند. روزانه جان میلیون‌ها انسان در این مکان‌های حیاتی حفظ می‌شود تا دوباره طعم زنده بودن را تجربه کنند. بی شک مدیر داخلی یک بیمارستان نقش بسیار مهمی در اداره آن و ارائه خدمات موثرتر دارد. پس باید به صورت کامل با شرح وظایف مدیر داخلی بیمارستان آشنایی داشته باشد.
با توجه به اهمیت این سازمان شرح وظایف مدیر بیمارستان و مدیر داخلی آن هم بسیار گسترده است و هر کدام هم اهمیت خاص خود را دارد.
شرح وظایف در یک واحد درمانی…
- تطبیق و هماهنگی امور بیمارستان با توجه به استانداردهای تعیین شده
- نظارت بر نحوه عملکرد کلیه واحدهای تحت سرپرستی
- سازماندهی و تقسیم کار و تعیین حدود مسئولیت و اختیارات واحدهای تحت سرپرستی
- شرکت در سمینارها و کمیسیون‌ها
- پیگیری رضایت مندی بیمار، مددجو و همکاران
- مدیریت شکایات بیماران و همکاران و بازدید از بخش‌های مختلف
- نظارت بر کیفیت و حسن اجرای بهداشت و نظافت بیمارستان
- صدور دستورات لازم به منظور ایجاد هماهنگی بین واحدها
مدیرداخلی در یک شرکت بازرگانی
شرکت‌های بازرگانی با مسئولیت محدود و با هدف تجارت تأسیس می‌شوند. خرید و فروش، صادرات و واردات، اعطای نمایندگی و ترخیص کالا از گمرک از مهم‌ترین کارهای یک شرکت بازرگانی محسوب می‌شود. بنابراین آشنایی با اصول مدیریت مالی، بازاریابی و تحقیق بازار نیز جزو شرح وظایف مدیر داخلی شرکت بازرگانی است.
نکته مهمی که در رابطه با شرح وظایف مدیر داخلی شرکت بازرگانی مطرح می‌شود داشتن اطلاعات تخصصی در حوزه بازرگانی است. یعنی در اینجا فقط موضوع ارتباط مناسب درون سازمانی و برون سازمانی مطرح نیست. مدیر داخلی در ابتدا باید به اندازه کافی با برنامه‌های بخش تجارت داخلی و بین المللی آشنا باشد.
این ویژگی در کنار سایر ویژگی‌های کلی که برای یک مدیر لازم است دست به دست هم می‌دهد تا زمینه موفقیت شرکت فراهم شود. در این صورت وظایف کارمندان هم به خوبی مشخص و تقاضای مشتریان نیز برآورده می‌شود.
شرح وظایف در یک شرکت بازرگانی…
- هماهنگی با واحد برنامه‌ریزی
- تنظیم قراردادها
- طرح‌ریزی کیفیت محصول
- تهیه گزارش‌های دوره‌ای در قسمت فروش
- بررسی مسائل مربوط به قیمت گذاری
مدیر داخلی در یک شرکت خصوصی
یک شرکت خصوصی با یک شرکت سهامی تفاوت دارد. تفاوتش در این است که شما مالک صد در صد آن هستید و سهام شرکت در هیچ بازار بورسی معامله نمی‌شود. شرکت خصوصی هر اندازه‌ای می‌تواند داشته باشد و شامل کسب و کارهای کوچک تا کسب و کارهای میلیاردی می‌شود.
وظایف مدیر داخلی شرکت خصوصی به حوزه فعالیت و میزان بزرگی آن بستگی دارد. به عنوان مثال وظیفه مدیر داخلی شرکت خصوصی که ۵۰۰ کارمند دارد، با وظایف مدیر داخلی شرکت خصوصی با ۱۰ کارمند کاملاً متفاوت است.
برخی وظایف مهم:
- ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف و کارمندان شرکت
- برقراری ارتباطات برون سازمانی با همکاران در جهت رشد سازمان
- انجام وظایفی که به حوزه کاری شرکت مربوط می‌شود
- نظارت بر روند کار نیروها و ارزیابی عملکرد آنها
مدیر داخلی هتل
هتل کلمه‌ای است که ما را یاد سفر و سپری کردن اوقات فراغت می‌اندازد. هر چه مدیریت یک هتل حرفه‌ای‌تر عمل کند، افراد بیشتر برای اقامت و لذت بردن در آن هتل رغبت خواهند داشت. اما یک هتل به شرطی تبدیل به یک خاطره می‌شود که مشارکت هدفمند و صمیمی بین اعضای آن وجود داشته باشد. این جزو شرح وظایف مدیر داخلی هتل است که چنین هماهنگی را ایجاد کند.
سیاست مدیریت یک هتل بر مبنای مدیریت مشارکتی است. یعنی کار هر بخش رابطه تنگاتنگ با سایر بخش‌ها دارد. بنابراین برای تحقق وظایف مدیر داخلی هتل، این شخص باید ارتباط مثبتی با پرسنل داشته باشد تا روابط کل مجموعه به خوبی پیش رود. موارد زیر جزو اصلی‌ترین وظایف مدیر داخلی هتل هستند. فردی که برای استخدام مدیر داخلی هتل درخواست می‌دهد باید برای انجام این وظایف آمادگی کامل داشته باشد.
- همکاری کامل با مدیر عامل
- نظارت بر واحد پذیرش
- نظارت دقیق بر خدمات نظافتی
- نظارت کامل بر قسمت‌های زیر مجموعه به خصوص بخش‌های مرتبط با خدمات مهمانان.
- شرکت در جلسات و ارائه گزارش و آمارها
- ارائه پیشنهادات و ایده‌های نوین درباره ایجاد فضای جذاب‌تر برای مهمانان
- رسیدگی به شکایات میهمانان
جمع بندی
اگر شما یک مدیر عامل عالی باشید برای پیشرفت کسب و کارتان خیلی خوب است. اگر هم کارمندان با انگیزه و مسئولیت پذیر داشته باشید که دیگر فوق العاده است. اما هیچکدام از این موارد موفقیت صد در صد شرکت یا سازمان شما را تضمین نمی‌کند اگر نتوانید با کارمندان ارتباط قوی و پایداری برقرار کنید.
از طرف دیگر شما به عنوان مدیر عامل هرگز نمی‌توانید بر تمام نکات ریز و درشت شرکت نظارت داشته باشید. اینجاست که پای شخص میانجی به این زنجیر ارتباطی باز می‌شود. این شخص میانجی همان مدیر داخلی شماست. وظایف مدیر داخلی آنچنان پر رنگ است که اگر او به معنای واقعی یک مدیر باشد شما می‌توانید بدون کمترین نگرانی کار خود را انجام دهید. شما حتی نگران اوضاع بحرانی هم نخواهید بود. چرا که مدیر داخلی به خوبی همه چیز را پیش بینی کرده و از قبل چاره‌ای تدبیر کرده است.
اما اگر مدیر داخلی شما به اندازه کافی فعال نیست بهتر است تا دیر نشده کاری انجام دهید. چون شما در آغاز یک بحران بزرگ قرار دارید و همان سمتی که مسئولیت مدیریت بحران در سازمان را به عهده دارد خود آن را به وجود آورده است!
در نهایت تأکید می کنم که در صورتی از مدیر داخلی باید استفاده کنید که شما خودتان فرصت کافی برای انجام وظایف خود را به طور کامل نداشته باشید.
همچنین فراموش نکنید مدیر داخلی یا همان مدیر ارتباطات داخلی باید مدیری توانمند با مهارت بالا باشد.
بدون دیدگاه