دوره رایگان آموزش عمومی مدیریت
درس شماره هفت
موضوع: برنامه ریزی در مدیریت
تنظیم: مهدی زارع پور| دکتری تخصصی مدیریت سیستم ها
برنامه ریزی! معضلی در مدیریت…
یک سازمان همیشه در حال آماده شدن است؛ این آمادگی ممکن است برای شکست باشد یا آماده شدن برای پیروزی. برنامه ریزی در مدیریت مشخص می‌کند که شما و سازمانتان در حال آماده شدن برای چه چیزی هستید. البته برنامه ریزی به تنهایی مفهوم خاصی ندارد و بدون تعهد، تنها به مشتی وعده و وعید پوچ و بیهوده تبدیل خواهد شد.
لذا می‌توان گفت هرکاری که مدیر در سازمان انجام می‌دهد، نوعی برنامه ریزی است. او باید برای نیروها برنامه ریزی کند و چارت سازمانی بچیند، برای پُست‌های شغلی مختلف برنامه بریزد و شرح شغل تدوین کند، برای بازاریابی برنامه ریزی کند و استراتژی‌های مارکتینگ بچیند. همه این موارد به نوعی چیدن پلن و ساختار برای سازمان هستند.
اما آنچه در این درس (هفتم) به آن می‌پردازیم، برنامه ریزی در مدیریت سازمان به شکل استراتژیک است. یعنی زمانی که شما هدف گذاری در مدیریت را انجام داده‌اید و اکنون باید برای تحقق این اهداف برنامه بچینید. در این درس (هفتم)، همه چیز را درباره چیدن یک برنامه استراتژیک و درست برای سازمان را به شما آموزش خواهیم داد.
اهمیت برنامه ریزی
بطور خلاصه، برنامه ریزی در مدیریت برای موفقیت سازمان ضروری است! هیچ راه حل جایگزینی هم وجود ندارد. در واقع شما با برنامه ریزی می‌توانید به شکل کاملاً مجهز به استقبال آینده سازمان بروید و به سادگی با چالش‌ها مواجه شوید.
برنامه ریزی سازمان را یکپارچه می‌کند و باعث می‌شود کارکنان سازمان به صورت متمرکز روی یک هدف مشترک کار کنند. اما این موارد تنها مزیت‌های برنامه ریزی در مدیریت نیست. سایر مزایای آن عبارتند از:
الف. باعث مدیریت زمان به شکل مؤثر می‌شود. بنابراین ساعات مفید کاری افزایش پیدا می‌کند و زمان تلف شده به حداقل میزان ممکن می‌رسد؛
ب. به کمک برنامه ریزی در مدیریت می‌توان به شکل صحیح تخصیص منابع انجام داد. بنابراین هیچ پروژه‌ای به دلیل کمبود منابع متوقف نمی‌شود!
ج. برنامه ریزی باعث انعطاف بیشتر در برابر شرایط عدم قطعیت می‌شود. زمانی که در سازمان شما یک برنامه منسجم وجود داشته باشد، به محض بروز یک واقعه جدید در سازمان می‌توانید آن را در برنامه بگنجانید. البته این مزیت تنها در صورتی ایجاد می‌شود که برنامه ریزی استراتژیک انجام داده باشید.
نکته مهم این است که: برنامه ریزی، یک اقدام فانتزی و نمایشی نیست که هدف آن، با کلاس جلوه دادن کسب و کار باشد! اگر برنامه ریزی ندارید یا برنامه ریزی فرمایشی دارید، باید بدانید که در حال یک برنامه ریزی دقیق برای شکست و نابودی هستید!
انواع برنامه ریزی
زمانی که صحبت از انواع برنامه ریزی در مدیریت می‌شود، بسیاری از افراد احساس سر در گمی دارند. انواع برنامه ریزی سازمانی مفهوم بسیار ساده‌ای دارند. آن‌ها طرح‌هایی هستند که برای قسمت‌های مختلف سازمان چیده می‌شوند. در ادامه با توضیح انواع برنامه ریزی در مدیریت با مفهوم ساده آن‌ها آشنا خواهید شد.
- برنامه ریزی استارت اپ
برنامه ریزی برای کسب و کار نوپا یعنی توضیح جزییات آن در یک طرح استارتاپی. اطلاعاتی که در ادامه بیان می‌کنیم باید در برنامه ریزی استارتاپ وجود داشته باشد:
اول: توصیف شرکت و هدف و چرایی راه اندازی آن؛
دوم: اعضای تیم؛
سوم: اطلاعات بازار هدف؛
چهارم: محصول یا خدماتی که استارتاپ شما عرضه می‌کند و وجه تمایز آن با نمونه‌های مشابه؛
پنجم: ایده‌ها و استراتژی‌هایی که برای رسیدن به اهداف استارتاپ به ذهنتان رسیده است.
- برنامه ریزی داخلی در کسب و کار
این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت برای افرادی که در سازمان شما فعالیت دارند، انجام می‌شود. در این نوع برنامه شما باید اطلاعات مورد نیاز داخل سازمان را به دست آورید تا بتوانید مسیری برای موفقیت در پروژه‌ها بچینید. به عنوان مثال برنامه ریزی داخلی بخش مالی شامل موارد زیر است:
الف. هزینه تمام شده پروژه و میزان سودآوری آن‌ها؛
ب. ایده‌هایی برای کاهش هزینه و افزایش سود؛
ج. روش بازپرداخت سرمایه پروژه؛
د. هزینه‌های سازمان؛
هـ. تجزیه و تحلیل شرایطی که بر اوضاع مالی شرکت تأثیر دارد.
تصور کنید می‌خواهید وارد هزارتویی که در یک پارک قرار دارد، بشوید. شما ابتدا باید از طریق نقشه پارک، ورودی هزارتو را پیدا کنید. بعد از آن هم به نقشه‌ای نیاز دارید که مسیرهای هزارتو را به شما نشان دهد تا بتوانید به مرکز آن برسید.
بدون نقشه ساعت‌ها سردرگم خواهید بود و احتمال دارد هیچوقت وسط هزارتو را پیدا نکنید. برنامه ریزی داخلی سازمان مانند نقشه داخل هزارتو است که پیچیدگی‌های درونی سازمان را برای شما و دیگر کارکنان ساده می‌کند.
- برنامه ریزی استراتژیک سازمان
این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت چیزی است که در طول این درس (هفتم) راجع به آن صحبت می کنیم؛ در مقدمه، درباره اهمیت آن گفتیم و در قسمت‌های بعد روش پیاده‌سازی مقدماتی آن را توضیح خواهیم داد.
در این نوع برنامه ریزی، اهداف سازمان شما و مسیر رسیدن به آن مشخص می‌شود. برنامه ریزی استراتژیک شامل پنج رکن اصلی است:
الف: چشم انداز آینده سازمان؛
ب: شرح مأموریت افراد تیم؛
ج: تعیین عوامل تأثیرگذار در موفقیت؛
د: استراتژی‌های دستیابی به اهداف؛
هـ. برنامه اجرایی.
برنامه استراتژیک باعث یکی شدن تمام سطوح کسب و کار و تلاش همه اعضای سازمان برای رسیدن به هدف مشترک می‌شود.
- سایر روش های برنامه ریزی
. پلن‌های تجاری شرکت‌ها و سازمانها؛
. پلن‌های آموزش نیروها؛
. برنامه ریزی برای پروژه‌ها و…
سطوح برنامه ریزی کسب و کار
سطوح برنامه ریزی سازمانی مانند یک چرخه به هم متصل هستند. در واقع این سطوح ایجاد شده‌اند تا مدیران برای برنامه ریزی در مدیریت ذهن منسجمی داشته باشند. در این بخش سطوح برنامه ریزی سازمانی را تعریف می‌کنیم و در بخش بعدی درباره مراحل پیاده‌سازی این سطوح روی سازمان صحبت خواهیم کرد.
اول:
تعیین هدف سازمان!
دوم:
مشخص کردن مسیرهای پیش رو برای رسیدن به هدف سازمان؛
سوم:
انتخاب بهترین مسیر. (اگر نمی‌توانید از بین راه‌های پیشنهادی بهترین را انتخاب کنید، بهتر است ابتدا مواردی که اثربخشی کم‌تری دارند را حذف کنید. درنهایت مسیرهای انگشت شماری باقی می‌ماند که انتخاب بین آن‌ها ساده است).
چهارم:
تخصیص وظایف به اعضای تیم و تعیین بازه زمانی مشخص برای انجام وظیفه؛
پنجم:
بخش بندی سطوح برنامه ریزی سازمانی. ممکن است فردی که برنامه ریزی در مدیریت را انجام می‌دهد، پلنی ریخته باشد که تمام بخش‌های سازمان را درگیر می‌کند. در چنین موقعیتی بهتر است علاوه بر برنامه کلی، برای هر بخش برنامه منحصر به فردی بچینیم. این کار باعث انسجام بیشتر سازمان می‌شود؛
ششم:
تخصیص بودجه آخرین بخش از سطوح برنامه ریزی سازمانی است. این کار باید بعد از مشخص شدن تمام سطوح دیگر و به دست آوردن اطلاعات درباره پروژه‌ها انجام شود.
مراحل برنامه ریزی استراتژیک (آموزش مقدماتی)
مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک برای سازمان‌های کوچک و بزرگ کاربرد دارد. این متد به شما کمک می‌کند اولویت‌های سازمان را تعیین کنید و به آن‌ها زمان اختصاص دهید. برنامه ریزی زمانی برای یک سازمان به صورت دقیق امکان پذیر نیست. چرا که مسیر دستیابی به اهداف پر از رویدادهای غیر قطعی است.
در مجموعه دستیار مدیرعامل، جلد سوم با عنوان دستنامه برنامه ریزی استراتژیک، بصورت مفصل، دقیق، گام به گام و به همراه کاربرگ های مورد نیاز، در خصوص انجام برنامه ریزی استراتژیک بصورت حرفه ای و اجرایی، صحبت شده است.
مراحل برنامه ریزی در مدیریت باید بخش‌های مختلفی چون برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یک ساله را پوشش دهد. البته برخی از سازمانها برنامه ریزی سازمانی سه تا پنج ساله نیز دارند. در این بخش مراحل برنامه ریزی سازمانی را به صورت استراتژیک توضیح می‌دهیم:
الف. تعیین موقعیت کسب و کار!
در مراحل برنامه ریزی سازمانی ما قرار است مجموعه خود را از نقطه‌ای که اکنون هستیم، به نقطه مقصد برسانیم. پس باید ابتدا بدانیم که دقیقاً کجا قرار داریم. بعد از آن باید بدانیم به کجا می‌خواهیم برویم. پس باید هدف گذاری در مدیریت را نیز انجام دهیم. برنامه ریزی در مدیریت و هدف گذاری کاملاً به هم وابسته هستند.
بعد از مشخص کردن اهداف کوتاه مدت و بلند مدت باید مشخص کنید که از چه مسیری قصد دارید به این اهداف برسید. چه گام‌هایی برای رسیدن به این اهداف باید بردارید و به چه منابعی برای تحقق آن‌ها نیاز دارید. این کار دقیقاً مانند زمانی است که می‌خواهید به مسافرت بروید و برنامه ریزی می‌کنید که همه تجهیزات لازم برای سفر را به همراه خود ببرید.
ب. یار تازه نفس، اطلاعات جدید!
دومین مورد از مراحل برنامه ریزی سازمانی به جمع آوری اختصاص پیدا می‌کند! ابتدا باید اطلاعات لازم درباره اهدافی که قصد دارید به آن‌ها برسید و آنچه برای رسیدن به آن‌ها نیاز دارید را به دست آورید. سپس نیروهای لازم برای تحقق این اهداف را استخدام کنید. جمع آوری نیروی کار می‌تواند فرایند پرچالشی باشد. بسیاری از مدیران نمی‌دانند هنگام جمع آوری اطلاعات دقیقاً به چه داده‌هایی باید توجه داشته باشند تا بتوانند از آن‌ها برای برنامه ریزی در مدیریت استفاده کنند. برخی از این اطلاعات کاربرد عبارتند از:
اطلاعات مرتبط با نیروهای کار؛
اطلاعات مرتبط با موقعیت‌های شغلی در سازمان؛
عوامل داخلی و خارجی سازمان که در روند دستیابی به هدف تأثیر دارد؛
ارزش‌های سازمانی و چرایی‌هایی که برای رسیدن به اهداف وجود دارد.
توجه کنید که دقیق بودن این داده‌ها به معنی ایجاد کم‌ترین میزان خطا در تصمیم گیری و پیش بینی تمام وقایع است.
ج. تدوین برنامه استراتژیک
مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک مفهوم ساده‌ای دارد اما گنجاندن این مفهوم در کلمه کار ساده‌ای نیست. استراتژی یعنی اینکه شما بدانید دقیقاً در حال حاضر در سازمان شما چه رخ می‌دهد و چه اتفاقی در حال رخ دادن است. همچنین می‌دانید که چگونه باید به سمت اهداف سازمان حرکت کنید. به بیان ساده‌تر به کمک برنامه ریزی در مدیریت به صورت استراتژیک می‌توانید سازمان خود را بچینید.
زمانی که اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آوردید، نوبت به نوشتن برنامه‌ای برای استفاده از منابع در جهت رسیدن به اهداف می‌شود. مواردی که در یک برنامه سازمانی اهمیت دارنند، عبارتند از:
اول: اولویت کارهایی که برای دستیابی به هدف سازمان باید انجام شود. (تفکیک اقدامات با توجه به میزان اهمیت و فوریت آن‌ها)؛
دوم: پیدا کردن ایده‌ها و اقداماتی که باعث رشد مثبت سازمان شما خواهند شد؛
سوم: تعیین KPI یا شاخص‌هایی برای سنجش عملکرد سازمان در رسیدن به هدف. یعنی شما باید بدانید که حین اجرای مراحل برنامه ریزی سازمانی، چه اقداماتی انجام شده و هر کدام از آن‌ها چه نتیجه‌ای به دنبال داشته است. شاخص‌های سنجش این موضوع هنگام برنامه ریزی در مدیریت باید تنظیم شوند.
د. شروع کنید!
برخی از افراد در مراحل برنامه ریزی سازمانی به دنبال زیر بغل مار هستند! یعنی تصور می‌کنند که سازمان‌های موفق از تکنیک‌های ناگفته و رازهای پنهانی استفاده می‌کنند که باعث موفقیت آن‌ها می‌شود. اما اینطور نیست. آن‌ها فقط اجرا می‌کنند! یک مدیر ناموفق به شدت روی برنامه ریزی استراتژیک حساس است. با هر بار نوشتن برنامه یک ایراد از آن پیدا می‌کند و به عبارتی می‌خواهد مو را از ماست بیرون بکشد!
به همین دلیل با پیدا کردن کوچک‌ترین ایراد دوباره مشغول برنامه ریزی در مدیریت می‌شود. اما یک مدیر موفق بعد از نوشتن برنامه ریزی و بررسی ابعاد آن در مدت کوتاه، به سراغ اجرا می‌رود. این فرد ممکن است در طول مسیر متوجه ایرادهایی که در برنامه وجود داشته بشود. اما می‌داند که هیچ برنامه‌ای کامل نیست و سعی می‌کند شرایط را حین اجرا مدیریت کند.
باور کنید هیچوقت بهترین روز برای شروع نمی‌رسد، بهترین برنامه نوشته نمی‌شود و خلاصه اینکه از آسمان معجزه‌ای نازل نخواهد شد!
هـ. نظارت بر اجرا
در اسفند هر ماه، برنامه مشترکی بین خانواده‌های ایرانی وجود دارد. مادر خانواده برای خانه تکانی برنامه‌ای می‌چیند و با توجه به آن به هر یک از اعضای خانواده کاری می‌سپارد. خودش هم به عنوان ناظر بر کار اعضای خانواده حضور دارد تا مطمئن شود همه چیز کامل تمیز شده است.
البته گاهی ممکن است خود او هم کارهایی انجام دهد تا خانه تکانی زودتر به پایان برسد. این ساده‌ترین مثالی بود که درباره مراحل برنامه ریزی سازمانی به ذهنم رسید!
شما نیز بعد از برنامه ریزی در مدیریت باید وظایف هر شخص را مشخص کنید. سپس به عنوان ناظر در سیستم حضور داشته باشید و اقدامات زیر را انجام دهید. البته با این تفاوت که برای نظارت، نباید تا “اسفندماه” هر سال صبر کنید و زمانیکه همه چیز انجام و تمام شد، تازه شروع کنید به ایراد پیدا کردن! هدف از نظارت، این است که اطمینان حاصل شود اقدامات در حال اجرا، مطابق انتظار و اهداف کلان است.
اول: عملکرد افراد را بسنجید؛
دوم: شاخص‌هایی که برای سنجش عملکرد در نظر گرفته بودید را بررسی کنید. اگر کاری نتیجه رضایت بخشی به دنبال نداشت، سریع آن را حذف کنید؛
سوم: به محض اینکه متوجه وجود مشکل یا نقطه ضعفی در سازمان شدید، در صدد رفع آن برآیید؛
چهارم: همواره در حال جمع آوری اطلاعات و تحلیل آن‌ها باشید!
انجام این اقدامات باعث می‌شود میزان اتفاقات پیش بینی نشده در سازمان به حداقل برسد..
جمع بندی و سخن پایانی
در این درس (هفتم)، انواع برنامه ریزی در مدیریت را مشخص کردیم و سعی کردیم برای درک بهتر مفهوم آن، همه چیز را به بخش‌های مختلف تقسیم کنیم. حتی راهکار برنامه ریزی استراتژیک را نیز به صورت مرحله به مرحله ارائه دادیم. اما این کار تنها برای انسجام ذهن شما بود. برای انجام هر کاری لازم داریم اطلاعات اولیه درباره آن را داشته باشیم و سپس وارد اجرا شویم.
احتمال دارد با خواندن مطالب این درس، باز هم متوجه نشده باشید که دقیقاً باید چه کاری برای برنامه ریزی در مدیریت انجام دهید. این موضوع در افرادی که تاکنون برنامه‌ای برای هیچ سازمانی ننوشته‌اند، رایج‌تر است. بنابراین اگر سؤالی در این زمینه دارید، می توانید با مراجعه به کتاب “دستنامه برنامه ریزی استراتژیک” آن را پیگیری نموده و یا از قسمت “رفع اشکال”، موضوع را با من به اشتراک بگذارید
اگر نکته، پرسش و ابهامی دارید، با درج دیدگاه به تکمیل بحث، کمک فرمایید.
پایان درس هفتم!
برای تولید این محتوای آموزشی، ساعت ها وقت صرف شده است تا بتوانی کمکی به توسعه علم مدیریت در کسب و کارها داشته باشیم. با دعوت از دیگران برای مطالعه رایگان این دروس از طریق عضویت در سایت، به گسترش دانش و مهارت در جامعه، کمک فرمایید.
بدون دیدگاه