دوره رایگان آموزش عمومی مدیریت

درس شماره دو

موضوع: آشنایی با وظایف مدیران

تنظیم: مهدی زارع پور | دکتری تخصصی مدیریت سیستم ها


در درس شمراه یک، توضیح دادم که مدیریت چیست؟ در ادامه ی مطلب قبل در این قسمت به وظایف مدیریت می پردازیم. صاحب نظران علم مدیریت همواره توجه خاصی به وظایف مدیریت داشته اند. چرا که این حیطه در بردارنده بسیاری از کارکردهای اصلی مدیریت است و برای مدیران و علاقمندان به حوزه ی مدیریت جهت دهنده و روشن کننده مسیر است.

در مورد وظایف مدیریت، نظرات مختلفی از سوی صاحب نظران علم مدیریت بیان شده است. اما آنچه مسلم است این است که اغلب آنان بر روی ۵ وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند. این پنج وظیفه مدیر که اصول پنجگانه مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت هم نامیده می شود در زیر آورده شده اند:

  1. برنامه ریزی
  2. سازماندهی
  3. به کار گماردن (استخدام یا انتخاب)
  4. رهبری
  5. کنترل

باید گفت نظرات تکمیلی تری بر این ۵ وظیفه مدیر نوشته شده است که به جهت تکامل این وظایف مدیریت بوده است که مورد بحث ما در اینجا نیست.

در واقع همه آنها به نوعی زیر مجموعه این ۵ وظیفه اصلی مدیر می باشند. من در اینجا قصد ندارم مبانی علمی و تئوری مدیریت را مورد بحث و بررسی قرار دهم چرا که یکی از اشکالات مهمی که همواره بر سر راه مدیران و علاقمندان به مدیریت وجود داشته و دارد همین تئوری هایی است که عملاً در محیط کار قابل استفاده نیستند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی تنها وظیفه مدیر است که تمامی صاحب نظران علم مدیریت بر آن اتفاق نظر دارند. برنامه ریزی اصل اول از اصول مدیریت و وظایف مدیریت است که فقدان آن آسیب هایی جدی به پیکره ی سازمان ها وارد می سازد.

برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات های سازمان، تعیین روش ها و مسیرهای دستیابی و اجرای آنها به منظور دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.

مدیران بدون داشتن هدف و برنامه ریزی در واقع پیوسته در حال واکنش دادن به اتفاقات روزمره و بحران ها هستند، لذا به سمت و سوی و مسیر مشخصی نمی روند. علیرغم اینکه همیشه مشغول هستند و فرصت کافی برای رسیدگی به وظایف دیگر خود ندارند.

بسیاری از مدیران مشغول بودن را نشانه ی مفید بودن می دانند که این خطایی بزرگ است که چشم مدیران را بسته نگه می دارد. لذا قادر به دیدن واقعیت ها نیستند و دلایل اغلب شکست هایشان را نمی توانند ببینند.

در هر برنامه ریزی، نیاز به داشتن یک هدف است و بدون هدف تقریباً برنامه ریزی هم غیر ممکن می شود. لذا توصیه می کنم قبل از هر چیز اهداف سازمانتان را به درستی تعریف کنید. سپس این اهداف را خُرد و به زبان تیم های زیرمجموعه سازمان ترجمه نمایید. آنگاه به سمت برنامه ریزی بروید. در اهمیت برنامه ریزی و هدف گذاری همین کافی است که از ارکان و اصول مدیریت می باشند.

تعیین هدف ها یکی از مهمترین عوامل در میزان دستیابی به یک مدیریت مؤثر در سازمان است. اهداف همان نتابج مورد انتظار ما از اجرای برنامه ها هستند که باید مشخص و قابل اندازه گیری هم باشند.

الویت بندی اهداف هم از مهارت هایی است که هر مدیری باید آنرا بیاموزد و تشخیص دهد که در این لحظه چه چیزی اولویت دارد. پس با اینکه برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی مدیریت و از اصول مدیریت است اما، بدون هدف گذاری برای سازمان و شرکت امکان برنامه ریزی وجود ندارد. به نظر من باید اسم این وظیفه را هدف گذاری و برنامه ریزی گذاشت.

سازماندهی

سازماندهی یکی دیگر از پنج وظیفه اصلی مدیریت و جز اصول مدیریت است که در اینجا مورد بحث قرار می گیرد. سازماندهی در واقع فعالیتی ضروری است که به کمک آن هدف های خُرد شده ی سازمان را، به وظایف کوچکتری تبدیل کرده و واحدها و افراد مختلف را برای انجام آن فعالیت ها بکار می گیریم.

در سازماندهی مدیر، منابع سازمان (شامل منابع انسانی، منابع مالی، ماشین آلات وتجهیزات و ….) را به مؤثرترین شکل ممکن کنار هم بکار می گیرد تا به اهداف تعریف شده دست پیدا کند. سازماندهی را می توان تعیین واحدهای سازمانی، تعریف پست های سازمانی و مشاغل، گروه بندی افراد با شرح وظایف آنان، اصول هماهنگی و همکاری آنان با یکدیگر نامید.

سازماندهی که یکی از اصول مدیریت است را باید به گونه ای انجام داد تا به طوری که بتوان از توانایی های افراد و منابع به طور شایسته ای استفاده کرد.

مثلاً تعریف چارت سازمانی اصولی و کارا می تواند یکی از اصول سازماندهی باشد. در چارت سازمانی واحدهای مختلف سازمان و افرادی که در آن واحدها کار می کنند نمایش داده می شود و ارتباطات فی مابین تعریف می شود. نوشتن شرح وظایف به دنبال آن می تواند یکی دیگر از اصول سازماندهی در مدیریت باشد.

اصول سازماندهی:

  1. طراحی و تعیین فعالیت­ ها؛
  2. دسته بندی فعالیت ­ها و تعریف واحدهای اصلی سازمان؛
  3. تعریف پُست های سازمانی بر مبنای فعالیت ها و واحدهای تعریف شده؛
  4. تعریف ارتباطات این واحدها و پُست های سازمانی؛
  5. تعریف وظایف و شرح شغل هر کدام از این پُست های سازمانی بر مبنای فعالیت ­های دسته ­بندی شده!

با انجام ۵ مرحله ی بالا شما به یک چارت سازمانی مفید و کارا که در آن واحدهایی منسجم و هدفمند بعلاوه پُست ­ها و مشاغل سازمانی به خوبی تعریف شده اند دست پیدا می کنید. این چارت سازمانی در واقع نشأت گرفته از اهداف اصلی سازمان می باشد و تمامی آنها در راستای اهداف اصلی فعالیت می­ کنند.

ضعف بزرگی که در بسیاری از کسب و کارهای ایرانی وجود دارد، وجود واحدها و پُست های سازمانی بدون ارزش افزوده است. معمولاً وقتی ما برای مشاوره مدیریت به سازمان ها ورود می کنیم و اقدام به سازماندهی می کنیم، می بینیم برخی مشاغل، اضافی طراحی شده اند و هدف خاصی را دنبال نمی کنند.

تفویض اختیار برای واگذاری مناسب و صحیح کارها هم یکی از مهارت های ضروری برای انجام یک سازماندهی موفق و کاراست. در این راستا هم محصول تفویض اختیار می تواند به کمک شما بیاید و شما را یاری رساند.

به کار گماردن (استخدام یا انتخاب)

بکارگماردن به نظر من در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد. اما متأسفانه خیلی کم منابع علمی به آن پرداخته اند و در بین وظایف اصلی مدیر توجه کمتری به آن شده است. بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب پُست ها و مشاغل سازمانی که، در مرحله ی سازماندهی تعریف شده اند.

فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت ها و شرح وظایف تعریف شده ی شما به انجام خواهد رسید؟ قطعاً خیر. پس نتیجه چه می شود؟ کاملاً شفاف است سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده ی خود شکست می خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریباً محال است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی کارآمد و مناسب هر شغل استخدام نماید. آنها را آموزش دهد و در نهایت بکار بگیرد.

این نیروهای انسانی هستند که آن فعالیت های سازماندهی شده و دسته بندی شده را به انجام می رسانند. در نتیجه اهداف خرد شده بدست می آیند و در نهایت اهداف سازمانی محقق می شوند. برای این منظور مدیر باید اصول استخدام نیروهای انسانی مناسب را به خوبی بیاموزد.

پُر کردن مشاغل ساختار سازمانی تعریف شده از طریق شناسایی نیازمندی های هر شغل، امکان پذیر است. پس ابتدا مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی شناسایی کنید. سپس بررسی کنید و ببینید مشاغل این شغل چه مهارت هایی نیاز دارد. سپس اقدام به استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب آن شغل کنید.

هدایت و رهبری

در تعریف معنا و مفهوم رهبری سازمانی و هدایت کارکنان در محیط های کاری نظرات بسیاری وجود دارد و البته هیچکدام از آنها هم به طور جامع نمی توانند این مفهوم را آنچنان که شایسته است تببین نمایند.

رهبری هنری است که باعث می شود افراد با میل و رغبت و با انگیزه و علاقه، فعالیت های تعریف شده برای آنان را به انجام برسانند و همواره تلاش کنند که این وظایف را به بهترین وجه انجام دهند. رهبری نیاز به توانایی تأثیرگذاری دارد که مدیر باید آن را در خود تقویت نماید.

وظیفه مدیر بعد از بکارگماردن نیروها و کارکنان مناسب هر شغل، هدایت و راهنمایی آنان در مسیر رسیدن به اهداف تعریف شده است. به طوری که آنان با عشق و علاقه فعالیت ها را به انجام برسانند و کم و کاستی در این بین وجود نداشته باشد. برای اینکار نیاز است که مدیر بتواند سطح انگیزه کارمندان را بالا نگه دارد. با انگیزه نگه داشتن کارمندان خود می تواند بعنوان یکی از اصول مدیریت تعریف شود. اهمیت انگیزه کارمندان تا آنجایی است که می توان گفت:

“مدیر باید اصول با انگیزه نگهداشتن کارمندان و افزایش انگیزه آنان را بخوبی یاد بگیرد. داشتن این مهارت به خودی خود می تواند وظیفه چهارم از وظایف مدیریت را پوشش دهد.”

کارمندان باید به صورت ذهنی و عاطفی درگیر فعالیت ها شوند نه از روی اجبار و زور. بسیاری از مدیران مشغول بودن کارمندان را به عنوان مشارکت می شناسند. که باید گفت اینطور نیست! بلکه آنان فقط به صورت جسمی با کار درگیر شده اند و به صورت عاطفی و ذهنی درگیری لازم را ندارند.

مدیر باید برای موفقیت در این بخش از اصول مدیریت مدیریت، مهارت انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی و هوش هیجانی خود را تقویت کند.

کنترل

مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه ی تحقق اهداف و انجام فعالیت ها آگاهی می یابد و می تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آنها اقدام کند. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در تمامی رده های سازمانی است از مراتب عالی گرفته تا رده های سرپرستی.

خیلی مهّم: (خیلی زیاد!)

در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی به انجام برساند ولی آنها را کنترل نکند هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت ها آنگونه که تعریف شده اند به انجام برسند.

آخرین وظیفه از وظایف پنجگانه مدیریت یا اصول پنجگانه مدیریت، کنترل است. در واقع در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی به انجام برساند ولی آنها را کنترل نکند هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت ها آنگونه که تعریف شده اند به انجام برسند.

سازمان ها بدون داشتن یک سیستم کنترلی مؤثر در تحقق ماموریت های خود موفق نخواهد شد و نمی تواند از منابع خود به خوبی استفاده کند، قطعاً علاوه بر انحراف از اهداف اصلی خود، منابع را نیز به هدر می دهد.

کنترل مؤثر یک الزام برای داشتن یک مدیریت مؤثر است. چرا که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی همواره با درصدی خطا توأم هستند. کشف و اصلاح این خطاها از الزامات و وظایف اصلی مدیریت است و باید گفت بدون کنترل این امر امکان پذیر نیست.

یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می سازد همچنین از اثرات آن بر سازمان، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … آگاهی می یابد.

توجه بفرمایید که منظور از کنترل، موی دماغ پرسنل شدن و دخالت در انتخاب رنگ جوراب آن ها نیست!! چیزی که شما به عنوان یک مدیر باید کنترل کنید، این است که آیا اقدامات طول روز، در راستای اهداف است یا صرفاً روزمرگی؟!
بسیاری از مدیران را اگر به حال خود رها کنید، تمایل دارند تا رنگ پرده ی پذیرایی منزل پدر پرسنل خود را نیز انتخاب کنند و نام این عمل را، کنترل می گذارند!

کنترل سه بخش دارد:

  1. کنترل قبل از انجام کار؛
  2. کنترل حین کار؛
  3. کنترل پایان کار.

که تمامی آنها هم اصول کنترلی خود را دارند و مدیر باید قادر باشد تا منافع و مضرات هر کدام از آنها را در سازمان شناسایی و بر اساس آنها اقدام به انتخاب مدل و نوع کنترل نماید. در برخی از فرآیندها کنترل ابتدای کار و حین کار امکان پذیر نیست و مجبور به کنترل پایان کار هستیم در برخی دیگر برعکس.

مدیران، چگونه می ­توانند وظایف خود را انجام دهند؟

در ابتدای این درس، اشاره شد که هر مدیر بدون توجه به ماهیت کسب و کار، پنج وظیفه ­ی کلی دارد. برنامه ­ریزی، سازماندهی، جذب و به کار گماردن، رهبری و بالاخره، کنترل.

برای درک بهتر، اجازه بدهید این مثال را با هم مرور کنیم. شما تصمیم می­گیرید قله­ ی دماوند را فتح کنید. قله ­ای به بلندی ۵۶۱۰ متر را اگر بخواهیم به تنهایی فتح کنیم، قطعاً کاری بسیار سخت، خطرناک و شاید دور از عقل به نظر برسد. برای این کار، تصمیم می ­گیریم بصورت گروهی اقدام کنیم تا کار، بهتر، سریع­تر و با لذت بیشتری انجام شود.

پس در گام نخست، هدف ما فتح قله­ ی دماوند است!

بر اساس این هدف کلان، لازم است “برنامه ­ریزی” کنیم که چه وقت؟ با چه افرادی؟ از کدام مسیر؟ با چه وسیله ای؟ به کمک چه تجهیزاتی؟ و با پیش ­بینی چه خطراتی باید کار را شروع کنیم؟

با نوشتن این سؤالات و پاسخ هریک روی کاغذ، ما یک برنامه اولیه داریم.

اکنون طبق برنامه، باید شروع کنیم به:

  1. دعوت از افرادی که در این سفر، مهارت­ ها مختلفی دارند؛
  2. جمع ­آوری تجهیزات مورد نیاز؛
  3. خرید آذوقه و… برای طول مسیر رفت و برگشت؛
  4. تهیه نقشه از مسیری که قرار است برویم و برگردیم؛
  5. مطالعه گزارشات منتشر شده از افرادی که قبلاً این مسیر را رفته­ اند، با شکست یا موفقیت مواجه شدند؛
  6. تهیه برنامه­ ی زمانی برای شروع سفر بر مبنای کنترل شرایط جوی، گزارشات هواشناسی و…

این­ها می­ شود مقدمات کار! یعنی ما تا این مرحله، هدف تعیین کردیم، برنامه­ ریزی در راستای هدف داشتیم (افراد، تجهیزات و… مورد نیاز خود را شناسایی کردیم.)، اکنون در گام دوم، واجدین شرایط را دعوت می­ کنیم تا به گروه ما بپیوندند. برای تشکیل گروه کوهنوردی حرفه­ ای، مادربزرگ، خاله و دایی خود را طبیعتاً دعوت نمی ­کنیم مگر اینکه کوهنورد باشند!

بعد از تشکیل گروه، نوبت به سازماندهی است. هر عضو چه مهارتی دارد و این مهارت چگونه به گروه برای رسیدن به هدف کمک می ­کند؟ هر فرد باید چه تجهیزاتی را حمل، مراقبت و نگهداری کند؟ چه فردی سرپرست و پیشرو است؟

این گام که در آن منابع (انسانی و مادی) خود را توزیع کرده و چینش می­ کنیم، سازماندهی نام دارد.

گام بعدی، رهبری است! رهبر باید روابط خوبی با اعضای تیم داشته باشد، به نقشه و برنامه مسلط باشد، توانمند و ماهر باشد، زود عصبانی و ناامید نشود، وقتی همه درمانده و ناراحت هستند، او شاد و امیدوار بماند. “رهبر، فردی است که اعضا با دیدن او انرژی می­ گیرند. رهبر، کاریزما دارد.”

وظیفه­ ی مهم دیگری که رهبر بر عهده دارد، این است که “کنترل” کند، آیا همه چیز طبق برنامه پیش­ می­ رود؟ از همان مسیر در حال عبور هستیم؟ منابع را درست مصرف می­ کنیم؟ زمان بندی مشکلی ندارد؟ هر کدام از این موارد که طبق برنامه نبود، باید به کمک تیم، اول علت انحراف از برنامه مشخص شود (تا دیگر تکرار نشود)، دوم باید گام اصلاحی مشخص و پیاده ­سازی شود.

کسب و کار هم شبیه کوهنوردی است، اگر قرار است واحد تضمین کیفیت، بصورت علمی، اصولی و دقیق کار کند (هدف)، چه ملزوماتی نیاز دارد؟ (مطالعه، منابع انسانی، تغییر فرآیندها و…) این ملزومات را چگونه باید چیشن نموده و سازماندهی کند؟ (دوره ­های آموزشی، تغییر فرم ­ها، تقاضای استخدام، سنجش مهارت پرسنل موجود و…)، اکنون لازم است به عنوان “مدیر”، وظیفه­ ی رهبری خود را بیاموزد.

درگیر منفی­ بافی و ناامیدی نشود، محافظه­ کاری و تعارف را کنار بگذارد، روز به روز بر دانش خود افزوده و الگوی پرسنل خود باشد. آنگاه، باید کنترل کند که تغییرات مد نظر، همانطور که پیش ­بینی و برنامه ­ریزی شده بود در حال انجام است یا نه؟ دچار روزمرگی شده و همه چیز فراموش شده؟ علت­ ها را کشف و برطرف کند.


این درس هم به پایان رسید!

لطفاً با درج دیدگاه، بحث را کامل کنید.


 

۳ دیدگاه

  • ضمن تشکر از مطالب مفید و گرانقدرتون خوشحال میشم در صورت امکان ۵ روشی رو که توضیح دادین رو با ذکر مثال واضح تر بیان کنید.
    ممنون

  • سلام و سپاس از توضیحات کامل.
    ایکاش مدیران بیشتری عضو می شدند و به جای مطالعه مطالب بدردنخور، کمی مهارت می آموختند که هم خودشون راحت بودند و هم کارمندان را از کلافگی و بیچارگی نجات می دادند. خیلی متشکر از دوره جالب و مفیدتون

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.