سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار

سیستم مدیریت یکپارچه، متشکل از سه مفهوم “سیستم”، “مدیریت” و “یکپارچگی” است که باید ابتدا به تفکیک و سپس در کنار هم درک و تفسیر شوند.

سیستم: موزاییک هوشمند عناصر به هم پیوسته

سیستم در ذات خود، شبکه‌ای از اجزای به هم وابسته است که برای دستیابی به هدفی مشترک تعامل می‌کنند. بر اساس نظریه‌ی سیستم‌های لودویگ فون برتالانفی (۱۹۶۸)، “کُل، همیشه بزرگتر از مجموع اجزای آن است”؛ این اصل (سینژی در سیستم‌ها) بنیادین نشان می‌دهد که روابط بین عناصر، مهمتر از خود عناصر هستند. سازمان‌های امروزی مانند ارگانیسم‌های زنده‌ای هستند که در آن تصمیم‌گیری در یک بخش، موجی از تأثیرات را در کُل سیستم ایجاد می‌کند. پژوهش‌های MIT (2023) نشان می‌دهد شرکت‌هایی که تفکر سیستمی را درک می‌کنند، ۳۴٪ سریع‌تر به تغییرات بازار پاسخ می‌دهند.

مدیریت: هنر تبدیل بینش به عمل

مدیریت بر خلاف تصور رایج، صرفاً کنترل نیست، بلکه علم و هنر هماهنگ‌سازی منابع برای تحقق اهداف است. هنری فایول در نظریه‌های کلاسیک خود (۱۹۱۶)، مدیریت را به پنج کارکرد برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی و کنترل تقسیم کرد. اما امروزه، مطالعات هاروارد بیزینس ریویو (۲۰۲۴) نشان می‌دهد مدیریت مدرن، ترکیبی از دقت تحلیلی و انعطاف‌پذیری رفتاری است. برای مثال، شرکت‌هایی مانند تویوتا با سیستم «کایزن» ثابت کرده‌اند که بهبود مستمر فرآیندها (مدیریت عملیاتی) می‌تواند به نوآوری‌های انقلابی (رهبری استراتژیک) منجر شود.

IMS چه کاری می‌کند؟

تصور کنید شما کارگاه تولید مبل دارید؛ این کارگاه، حتماً انبار نیاز دارد، حتماً تأمین‌کنندگانی دارید که برای شما ماده اولیه و مصرفی (مثلاً چسب، منگنه، پارچه و…) ارسال می‌کنند و بدون تردید، بارها و بارها این تجربه را داشته‌اید که سفارش مشتری ثبت شده، در نیمه‌ی کار متوجه شده‌اید که فلان ماده اولیه به‌ اندازه موجود نیست و باید دوباره سفارش بدهید. این دوباره سفارش دادن یعنی تأخیر، افزایش هزینه و در انتها، بالا رفتن بهای تمام شده محصول و کاهش سود خالص.

اکنون تصور کنید این کارگاه کمی بزرگتر شود! مشکلات آن به‌صورت خطی رشد نمی‌کند بلکه رشد تصاعدی دارد. یعنی در ازای یک واحد رشد کسب و کار، مشکلات هم یک واحد بزرگتر نمی‌شوند (خطی)، بلکه ممکن است سه واحد رشد کنند (تصاعدی)؛ دلیل این امر نیز، خاصیت سینرژی در سیستم است (م). در این شرایط، یکی از معضلات شما، “برنامه‌ریزی” تولید، هماهنگی آن با کارگاه، انبار، تأمین‌کننده و… است. اگر تمام مشکلات دیگرِ کسب و کار را حذف کنیم، همین یک مشکل آنقدر شما را درگیر می‌کند که وقتی برای فکر کردن به بهینه‌سازی، توسعه، صادرات و غیره نخواهید داشت و در عوض، دائم درگیر جلسات هماهنگی هستید تا به‌نوعی، این تأخیرها، تقدم و تأخرها را مدیریت کنید. تمام این موارد را که مدیریت کنید، تازه می‌رسیم به یک مشکل رایج دیگر؛ محصول آماده تحویل شده، چه کسی باید ماشین حمل را هماهنگ کند؟ این موارد مانند زنجیره، کسب و کار شما را درگیر کرده و تا حد استیصال پیش می‌برد.

در چنین شرایطی، معمولاً مدیران سنتی اقدام به تغییر پرسنل، جابه‌جایی شغلی، تغییر فرآیندها و در نهایت، دخیل کردن خودشان در فرآیند می‌کنند تا مشکلات به حداقل برسد. در کوتاه مدت این مشکلات کمرنگ می‌شود اما کمی بعد، مسائل تازه‌ای به آن اضافه خواهد شد چون فرآیند نو شده و هر اقدام تازه‌ای، تبعات و ویژگی‌های خاص خودش را هم دارد.

به همین سادگی، پس از مدتی متوجه خواهید شد که شما، کارمند کسب و کار خودتان هستید، نه مدیر آن! عده‌ای نیز با افتخار به این موضوع اشاره دارند که اگر خودم نباشم، کارها درست پیش نمی‌رود. این اعتراف به هدر رفت منابع است، نه ویژگی ارزشمند! شما مجموعه‌ای از افراد را بسیج کرده‌اید، به آن‌ها حقوق و مزایا پرداخت می‌کنید تا فقط در حضور خودتان درست کار کنند. از سوی دیگر، روز به روز با افزایش نرخ مهاجرت، افزایش متقاضیان برای خویش فرما شدن و ترک کار افراد توانمند، سطح تخصص و مهارت‌های کاربردی در کسب و کار شما کاهش دارد (روز به روز، دست تنهاتر می‌شوید و سرتان شلوغ‌تر از قبل).

این ویژگی سازمان‌های آینده است که کوچک خواهند شد، متکی به بنیان‌گذار، سود پایین و رقابت شدیدتر. در این شرایط، تمایز در استفاده هوشمندانه از ابزارِ بر پایه تکنولوژی است تا بتوانید فکر آرام و آزاد داشته باشید.

سیستم مدیریت یکپارچه، همین ابزار است که به شما کمک می‌کند فرآیندهای معمولی، روتین، تکراری و با نیاز پایین به اصلاح مستمر را شناسایی کرده و به “نرم افزار” و “اینترنت” بسپارید. چگونه؟

در کارگاه مبل‌سازی خود، سه نوع مبلی که تولید می‌شود را در سامانه تعریف می‌کنید. مبل آلفا، مبل بتا و مبل گاما. سپس برای هر محصول، مواد اولیه مورد نیاز، زمان‌ها، تأمین‌کنندگان و… را مشخص می‌کنید (با قید جزییات). حالا گام‌ها و مراتب تولید را برای سامانه مشخص خواهید کرد تا بدانید ترتیب و توالی چیست و قرار است در این بازه زمانی، با این مواد مصرفی، از کجا به کجا برسد؟ اکنون کافیست تأمین‌کننده، مشتری و همکاران شما، به سادگی عضو سامانه شوند

در گام بعد، انبار الکترونیک ایجاد کرده و حد بالا و پایین مشخص می‌کنید. مثلاً برای مبل آلفا مشخص کرده‌اید که n متر نیاز به پارچه نوع z دارد. هرگاه موجودی انبار به n-B رسید، برای تأمین‌کننده پیامک ارسال کرده و ثبت سفارش الکترونیک نماید.

تأمین‌کننده (که از قبل آموزش دیده و با او توافق شده)، کالای مورد نظر را در حجم درخواستی، آماده تحویل کرده، به سامانه اعلام می‌کند سفارش با پیک، اتوبوس، وانت، هواپیما و…، در این تاریخ، با این مشخصات، ارسال شد. سامانه بلافاصله مشخصات را برای کارپرداز پیامک کرده تا در جریان قرار گیرد. همزمان، فاکتور برای تیم مالی و حسابداری ارسال شده و همه چیز به‌صورت خودکار، بدون نیاز به یادآوری، خواهش، جریمه، تهدید و… در جریان است.

هرکجا سیستم با نقص یا خطا مواجه شود (مثلاً تأمین‌کننده پاسخ نداده)، سامانه مدیر خود را مطلع می‌کند و اگر او هم پاسخ نداد، سرپرست کارگاه در جریان قرار می‌گیرد. در این سامانه، شما کم کم بی‌نیاز از نرم‌افزارهای گران قیمت موجود در بازار خواهید شد و تمام سیستم کسب و کارتان، اختصاصی و ویژه برای خودتان طراحی شده؛ چه خاصیتی دارد؟ نه چیزی کم دارید نه چیزی اضافه؛ همه چیز همان است که باید باشد.

چرا به آن، یکپارچه می‌گوییم؟

به کسب و کار خود نگاه کنید؟ مالی یک نرم افزار دارد، برنامه ریزی تولید برای خودش نرم‌افزار جداگانه استفاده می‌کند، تدارکات یک فایل اکسل دارد که اگر فرد جدیدی بیاید، تا آن را بفهمد بیچاره است؛ مکاتبات از طریق یک نرم افزار دیگر مدیریت می‌شود و خلاصه، کسب و کار مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای پراکنده است که هیچ‌کدام، درکی از نرم‌افزار دیگر ندارد. در این شرایط، ضمن اینکه ما به افراد مختلفی نیاز داریم که نرم‌افزارهای مختلف هم بلد باشد، همواره برای استفاده از خروجی یک نرم افزار به عنوان ورودی نرم افزار دیگر، به اپراتور نیاز داریم.

در سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار، تمامی تعاملات در بستری واحد انجام می‌شود. مکاتبه، مالی، ثبت سفارش، ورود و خروج، حقوق و دستمزد، بیمه و…! در پایان، خود سیستم می‌تواند بر اساس الگوریتم‌های ابلاغی، مالیات فصلی و… را نیز محاسبه (بدون ذره‌ای خطا) و خودکار برای دولت ارسال کند.

این یکپارچگی را فقط در تویوتا، هیوندای، مرسدس بنز، فورد، سامسونگ و ابر برندها می‌بینید و گمان می‌کنید چیزهای عجیب و غریبی استفاده می‌کنند؛ خیر. ما در ایران، این تکنولوژی را برنامه‌نویسی کرده و در چند کسب و کار نیز پیاده‌سازی کرده‌ایم. اکنون اگر درگیر انجام امور معمولی و ساده هستید، خوب است کمی نگران آینده شده و مهارت آموزی کنید.