چرا سخنرانی های مدیران، خریدار ندارد؟!

با مدیران ارشد که صحبت می کنم، غالباً گلایه دارند که گویا صحبت کردن در سازمان، هیچ فایده ای ندارد. برخی دیگر از مدیران، کلافه شده و می گویند: “ما شک داریم که واقعاً پرسنل فارسی متوجه می شوند یا نه؟”

بله! پرسنل از من و شما خیلی بهتر فارسی متوجه می شوند، کافیست در جلسه ای، از تغییر در حقوق و دستمزد صحبت کنید! همه شش دانگ خیره شما هستند و گوششان در اختیارتان. اما چرا در سایر موارد، اینچنین نمی شود؟!

مهارت “کنترل” را باید تقویت کرد!

زمانیکه صحبت از کنترل می شود، ذهن به سمت نظارت های ذره بینی، اعمال محدودیت و… رفته در حالیکه مفهوم کنترل در مدیریت، به هیچ عنوان به نکات فوق، اشاره ای ندارد. کنترل در مدیریت، “سه نوع” است. این سه اقدام، لازم و ملزوم هم بوده و اگر یکی ناقص انجام شود، بدون شک روی نتیجه نهایی، اثر منفی خواهد گذاشت و به مرور زمان، فرآیندهای دیگر را معیوب می سازد:

الف. کنترل پیش از اقدام:

مگر چنین چیزی امکان پذیر است؟ چگونه می توان پیش از اینکه “اقدامی” صورت داد، آن را کنترل کرد؟!

بله! چنین چیزی نه تنها امکان پذیر است که خود در زندگی روزمره، آن را بارها و بارها انجام داده و می دهیم. به عنوان مثال، زمانیکه قرار است از عرض خیابان عبور کنیم و در آن نزدیکی هیچ پُل عابر پیاده ای وجود ندارد، قبل عبور از عرض خیابان، اطراف خود را با دقت نگاه می کنیم و سپس به راه میافتیم! عده ی کمی هستند که توکل به خدا، بدون نگاه به طرفین، بخواهند جان خود را در معرض خطر بگذارند.

یا زمانیکه از بیرون وارد منزل می شویم، ابتدا دست های خود را شسته یا ضدعفونی می کنیم تا از ابتلا به کرونا و…، پیشگیری کنیم.

تمام نکته ی “کنترل پیش از اقدام“، در همین واژه ی “پیشگیری” خلاصه می شود. اقداماتی که متأسفانه در کسب و کارهای ایرانی، طرفدار چندانی ندارد و زیاد، جدی گرفته نمی شود. (مانند عملیات نگهداری و تعمیرات!)

مثال: شرکت “الف” در نظر دارد برای جمع آوری اطلاعات، فرمی که توسط واحد اداری طراحی شده است را، تحویل “مدیرکارخانه” داده و او طبق فرم، اطلاعات مورد نیاز را از واحدهای مختلف جمع آوری، فرم را کامل و عودت دهد. تا اینجا همه چیز به ظاهر خوب است! فرم تحویل داده شده و وقتی باز می گردد، نیمی از اطلاعات، آن چیزی نبوده که مورد نظر ما بوده و نیمی دیگر هم به درستی تکمیل نشده است! موضوع به مدیرعامل گزارش و فوراً برای مدیرکاخانه به دلیل اهمال و عدم مسئولیت پذیری، اخطار یا توبیخ رد می شود!

اما مشکل کجاست؟

زمانیکه در یک سیستم (سازمان)، قرار است “هدفی”، تحقق یابد، نمی توانیم آن هدف را شخصاً تعریف، تدوین و ابلاغ نموده، بدون اینکه دیگران را در مورد آن توجیه ، قانع و روشن کنیم! پرسنل و کارمندان، توان “ذهن خوانی” و “کف بینی” ندارند که قادر باشند آنچه در ذهن شما وجود دارد را حدس زده و عین همان را تقدیم حضور نمایند.

“کنترل پیش از اقدام”، یعنی افراد دخیل در یک پروسه را، جمع کنیم، به آن ها توضیح دهیم که به دلیل … قرار است اقدام … انجام شود. اول اینکه برای انجام بهینه اقدام، پیشنهادات خود را اعلام کنند تا بهینه ترین اقدام ممکن انتخاب شود (چون من مدیر هستم، همیشه بهترین راه حل ها به من الهام نخواهد شد و من دانای کُل نیستم.)، دوم اینکه شاخص های مورد نیاز اقدام که طبق آن ها، اطلاعات مورد نیاز جمع آوری می شود را دقیق، صریح و شفاف، روشن کرده و مطمئن شویم که همه متوجه شده اند. (چون پرسنل در مقام اقدام هستند، بهتر از مدیر می دانند که چگونه می توان اطلاعات را جمع آوری نمود.)

یکی از دلایل عمده اینکه پرسنل همان کارهای تکراری را انجام می دهند، این است که نمی دانند چه می خواهیم و چطور باید آن را محقق کرد؟ فردی که اطلاعات مبهم دارد، به همان شیوه ای که مد نظر خودش باشد (فکر می کند درست است) کار را انجام می دهد.

بعد از اینکه دستوری صادر کرده و آن را بین افراد “رهــــــــــــا” می کنیم! انتظار داریم اطلاعات دقیق و بموقعی به دستمان برسد و وقتی اینچنین نیست، عصبانی، متعجب یا ناراحت می شویم که چرا پرسنل، متوجه نمی شوند ما چه می گوییم؟!

راه حل:

به عنوان مدیر، هر زمان قرار شد اقدامی صورت پذیرد، خواسته ای از فردی دارید و امثالهم، ایشان را نسبت به ابعاد خواسته ی خود، جزییات، آنچه مد نظر دارید و شرایط مطلوب از نگاه خود، توجیه نموده و از او بخواهید یکبار هدف، نحوه انجام کار و… را برای شما توضیح داده و بگوید که چگونه قرار است این کار را انجام دهد؟

یعنی فرآیند را برای شما تشریح کند تا اگر ایرادی هم وجود دارد، همین الان پیشگیری شود، نه بعد از اینکه فرد، رفت، انجام داد و برگشت!

ب. کنترل، پس از اقدام:

کنترل پس از اقدام، همیشه به معنای “نوش دارو پس از مرگ سهراب” نیست بلکه برعکس، اطلاعات بسیار دقیق، واقعی و مستندی در اختیار همه قرار می دهد که بر اساس آن می توانند همه چیز را تحلیل کنند.

بدیهی است که در مرحله ی کنترل پیش از اقدام، چون هنوز چیزی رخ نداده، هرگونه ادعا سندیت ندارد. به عنوان مثال، من نمی توانم ادعا کنم که: “مثل روز برای من روشن است … رخ می دهد!” اگر مثل روز روشن است، چرا پیگیری و پیشگیری نمی کنم؟! و اگر مثل روز روشن است، چرا اصلاً آن اقدام را باید انجامش دهم؟؟ موضوع وقتی مثل روز روشن می شود که انجام شده باشد.

بعد از اینکه اقدامی صورت پذیرفت، به عنوان مدیر وظیفه دارید حالت مطلوب و حالت واقع شده را قیاس نموده، در صورت مشاهده مغایرت، ار افراد دخیل، ریشه یابی و راه حل بخواهید. نه اینکه افراد را زیر سؤال برده و بخواهید “مقصر” پیدا کنید.

یکی از دلایل اینکه در کسب و کارهای ایرانی، تقریباً هیچ گاه، یک مشکل برای همیشه بر طرف نمی شود، همین است که دائم دنبال مقصر هستیم تا همه چیز را به دوش او انداخته، بگوییم همین بود! تمام…

به عنوان مثال: سکه بهار آزادی از یک میلیون تومان به چهار میلیون تومان رسید، سلطان سکه اعدام شد! سکه امروز دوازده میلیون تومان شده است. چه مشکلی با اعدام یک نفر حل شد؟!

راه حل:

برای بهبود مستمر، چاره ای جز تحلیل و بررسی مسیر، اقدامات اصلاحی و رفع ریشه ای موانع نیست. ابتدا با تعیین هدف، شاخص های مورد نظر، شفاف نمودن مسیر و توجیه کامل پرسنل، آن ها را قانع کنید، سپس نتایج را با حالت مطلوب، قیاس و ریشه یابی انجام دهید.

ج. کنترل حین اقدام:

برخی مدیران، گام اول و دوم را خوب برداشته و گمان می کنند همینکه به پرسنل گفتیم چه می خواهیم، چگونه می خواهیم، چرا می خواهیم، کار تمام است! باید برود به امید خدا…

نتیجه این است که غالباً هم فرصت از دست می دهیم و هم منابع!

چون تنبلی می کنیم کنترل حین اقدام را نیز در دستور کار قرار دهیم. یکی از شیوه های کنترل حین اقدام، گزارش کارهای روزانه است که باید دقیق توسط مدیران بررسی شود تا مطمئن باشند سازمان، در مسیر صحیح قرار دارد.

مثال: شما قرار است از مبدأ الف به مقصد ب بروید. چون مسیر ناشناخته است، از نرم افزارهای مسیریاب کمک می گیرید. در این نرم افزارها، هر لحظه بصورت دقیق به شما می گوید که گام بعدی چیست و باید چه اقدامی انجام دهید تا به مقصد برسید.

نکته مهم دیگر که در “کنترل حین اقدام” بسیار مؤثر است، بازخورد بموقع، مناسب و بهینه است. 

بازخورد، اطلاعات معتبری است که ما دریافت می کنیم تا میزان تطابق و همراستایی رفتارهای و اقدامات خود را با هدف، برنامه ها، هنجارها، استانداردها وانتظارات، کنترل کرده و بر مبنای این کنترل و مقایسه، تعدیلات و اصطلاحات لازم را در رفتارها، اقدامات و عملکرد خود به عمل آوریم.

خرید فایل PDF کتاب هشت اشتباه رایج مدیران

 

کلام آخر

با پرسنل خود گفت و گو کنید. در مدیریت، مهارت کسب کنید! وظایف مدیریتی خود را به خوبی شناخته و آن ها را دقیق اجرا کنید و از همه مهم تر اینکه:

• هرچه گفته می شود، شنیده نمی شود!
• هرچه شنیده می شود، فهمیده نمی شود!
• هرچه فهمیده می شود، پذیرفته و تأیید نمی شود!
• هرچه تأیید می شود اجرا نمی شود!
• هرچه اجرا می شود، تداوم نمی یابد…

پس:

خیال نکنید همین که جلسه ای برگزار کردید، خط و نشان کشیده، تذکر بدهید، جریمه کنید و…، مشکلات ناگهان ناپدید می شوند! نکته ی فوق را یکبار دیگر بخوانید.