آشنایی با سلسله مراتب سیستم‌ها

همانگونه که می‌دانید، هر سیستم از چند عنصر تشکیل شده است؛ هرگاه هر یک از عناصر را به نوبه خود یک سیستم دیگر در نظر بگیریم، به آن خُرده سیستم یا زیر سیستم (Subsystem) گفته می‌شود. هریک از خُرده سیستم‌ها نیز ممکن است به خُرده سیستم‌های دیگری تفکیک و تقسیم شود. برای مثال یک شرکت تولیدی از خُرده سیستم‌هایی مانند تولید و عملیات، طراحی، سرمایه‌انسانی، حسابداری، مالی، فروش، تدارکات و… تشکیل شده است که هر یک از این خُرده سیستم‌ها دارای سیستم‌های فرعی دیگری است. همانطور که در تصویر مشاهده می‌فرمایید، خرده سیستم حسابداری را بررسی کرده‌ایم که خود دارای خُرده سیستم‌هایی نظیر حسابداری خرید، حسابداری فروش، حقوق و دستمزد، انبارها و… می‌باشد. اگر حقوق و دستمزد را به‌عنوان یک خُرده سیستم بررسی کنیم، خود دارای خُرده سیستم‌های سطح بعدی است که شامل مالیات، مزایا و… می‌شود. اصل سلسله مراتب سیستم‌ها می‌خواهد این مفهوم را به ما یادآوری کند که تقریباً هیچ “سیستم مستقلی” در دنیا وجود ندارد؛ درک این مفهوم در تفکر سیستمی کاربرد زیادی دارد و سبب بهینه شدن تصمیمات و اقدامات ما خواهد شد. مثلاً این شرکت تولیدی عضوی از سیستم بزرگ‌تری به نام صنایع کشور است که همه زیر مجموعه اَبر سیستم تولید و عملیات جهانی هستند و به همین ترتیب هرچقدر بالاتر برویم به سیستم بزرگ‌تری خواهیم رسید.

ویژگی‌های سیستم باز چیست؟

در مقاله دوم (اینجا بخوانید) در مورد دسته‌بندی سیستم‌ها صحبت کردیم. در ادبیات مدیریت سیستم، ویژگی‌هایی را برای نظریه عمومی سیستم‌ها ذکر کرده‌اند و این ویژگی‌ها در برخی از منابع علمی به‌عنوان ویژگی‌های سیستم‌های باز آمده است. از آنجا که از نظر آقای برتالانفی، نظریه سیستم‌های باز بخشی از نظریه عمومی سیستم‌ها می‌باشد و ناظر بر اصولی است که صرف‌نظر از ماهیت اجزای تشکیل دهنده و نیروهای حاکم بر آن‌ها، به‌طور کلی در مورد همه سیستم‌ها صدق می‌کند، در اینجا به ویژگی‌های سیستم‌های باز اشاره می‌کنیم. سیستم‌های باز علاوه بر داشتن ورودی، فرآیند، خروجی و بازخورد، دارای ویژگی‌های زیر هستند که شناخت آن‌ها برای مطالعه سازمان به منزله یک سیستم باز، لازم و مفید است.

سیستم‌های باز، مانند موجودات زنده، مرزهای نفوذپذیری دارند. آنها با محیط اطراف خود در تعامل دائمی هستند، از آن انرژی، ماده و اطلاعات می‌گیرند، پردازش می‌کنند و سپس به آن بازمی‌گردانند. این تبادل مداوم، به آنها اجازه می‌دهد تا رشد کنند، خود را سازماندهی کنند و با تغییرات محیط سازگار شوند.

درک سیستم‌های باز؛ گشودن راز سلسله مراتب سیستم‌ها

تصور کنید قصد دارید نقشه یک شهر بزرگ و پیچیده را ترسیم کنید. اگر تنها روی یک ساختمان خاص تمرکز کنید، هرگز نمی‌توانید جریان ترافیک، شبکه ارتباطی و حیات کلی شهر را درک کنید. این دقیقاً مشابه وضعیتی است که بدون درک «سیستم‌های باز» با آن مواجهیم. سیستم‌های باز، موجودات پویایی هستند که مرزهایشان را برای تبادل دائمی انرژی، اطلاعات و منابع با محیط اطراف می‌گشایند. این ویژگی نفس‌کشیدن سیستم است و بدون آن، سیستم می‌میرد یا به بی‌نظمی سقوط می‌کند.

حال، این درک عمیق از سیستم‌های باز، چه ربطی به سلسله مراتب سیستم‌ها دارد؟ ارتباط آن مستقیم و حیاتی است. سلسله مراتب سیستم‌ها به ما می‌گوید که جهان از لایه‌های تو درتوی سیستم‌ها تشکیل شده است. اما این تنها شناختِ “قرارگیری” است. درک سیستم‌های باز به این شناخت، “جان” می‌بخشد. زیرا موتور محرکه این سلسله مراتب، همین تبادلات و تعاملات است. یک سلول (یک زیرسیستم) برای زنده ماندن باید با سلول‌های اطراف (سیستم هم‌تراز) و محیط بیرون (ابرسیستم) در تعامل باشد. یک دپارتمان در یک سازمان تنها زمانی می‌تواند به درستی کار کند که مرزهایش برای دریافت داده از بالا (استراتژی کلان) و تبادل اطلاعات با سایر واحدها (هماهنگی افقی) باز باشد.

بنابراین، شناخت سیستم‌های باز، به ما می‌آموزد که سلسله مراتب سیستم‌ها یک ساختار ایستا و خشک نیست، بلکه یک شبکه زنده و پویا از جریان‌های دائمی است. این نگرش، تحلیل ما را متحول می‌کند. به جای نگاه جزیره‌ای به مشکلات، به دنبال شکست در “مرزهای ارتباطی” و “جریان‌های مختل شده” بین لایه‌های مختلف سیستم می‌گردیم. این هوشمندی، اساس رهبری اثربخش و طراحی سیستم‌های مقاوم و چابک است.

ویژگی شماره یک سیستم باز: آگاهی نسبت به محیط

یکی از بارزترین ویژگی‌های هر سیستم باز، آگاهی آن سیستم از وابستگی موجود بین خود و محیطش است. هر سیستم، مرزی دارد که آن را از محیط جدا می‌سازد. هیچ سیستمی بدون مرز نیست. مرزها شروع و پایان هر سیستم یا خُرده سیستم را مشخص می‌کنند. مرز یک سیستم، ممکن است ماهیتی “فیزیکی” داشته باشد مانند خطوط مشخصی که کشوری را از همسایگان خود جدا می‌سازد (البته همین خط نیز فرضی است و در عمل ممکن است وجود نداشته باشد) یا ممکن است دارای ماهیتی غیر فیزیکی باشد و برای مثال از طریق نشانه‌هایی مانند عناوین، لباس‌های رسمی و شعائر دینی ایجاد گردد.

ویژگی شماره دو سیستم باز: بازخورد

سیستم‌های باز به‌طور مستمر اطلاعاتی را از محیط دریافت می‌کنند. وجود این اطلاعات به تنظیم روابط سیستم با محیط کمک می‌کند و امکان انجام اقدامات اصلاحی برای رفع انحرافات ایجاد شده از مسیر اصلی را میسر می‌سازد. به‌طور کلّی دریافت اطلاعات از محیط را بازخورد می‌نامیم. بازخورد فرآیندی است که بخشی از بازداده‌ها مانند اطلاعات و پول را به منزله داده به داخل سیستم برمی‌گرداند و موجب تعدیل بازداده‌های بعدی سیستم می‌شود.

ویژگی شماره سه سیستم باز: تبعیت از الگوی تناوبی

سیستم‌های باز با دوره‌های تناوبی از حوادث سر و کار دارند؛ به این ترتیب که بازداده‌های سیستم، تأمین‌کننده برای داده‌های جدیدی هستند که تکرار دوره تناوب را ممکن می‌سازند. به‌عنوان مثال وقتی در طول زمان، یک شرکت خدماتی، خدمت خود را ارتقا داده، وسعت افقی یا عمودی می‌بخشد (نه اینکه یک خدمت جدید از ۰ به ۱ برساند)، از یک الگوی تناوبی یا Cyclical Pattern تبعیت کرده است.

ویژگی شماره چهار سیستم باز: انتروپی منفی

واژه انتروپی یا Entropy حاکی از تمایل سیستم‌ها به کهولت و بی‌نظمی است. سیستم‌های بسته به مرور زمان از هم گسیخته می‌شوند زیرا انرژی یا داده جدیدی از محیط دریافت نمی‌کنند؛ ولی سیستم باز انتروپی منفی دارد، یعنی می‌توانند خود را ترمیم کرده، با حفظ ساختار خود، زنده بمانند و حتی با وارد کردن انرژی اضافی – یعنی ورود انرژی بیش از صدور آن – رشد کنند که به این حالت، “اکستروپی – Extropy” گفته می‌شود.

ویژگی شماره پنج سیستم باز: حالت ثبات – تعادل

سیستم برای جلوگیری از بی‌نظمی در ورود انرژی به خود، حتی‌المقدور تعادل در تبادل انرژی را حفظ می‌کند و حالتی حاکی از ثبات نسبی را به وجود می‌آورد. هرچند همواره جریان پیوسته‌ای از ورود داده‌های جدید به سیستم و خروج بازداده‌ها از آن استمرار دارد اما به طور نسبی شخصیت نسبی سیستم، ثابت باقی خواهد ماند؛ برای مثال بدون آدمی بیشتر سلول‌های مُرده را در طول سال جایگزین می‌کند ولی ظاهر فیزیکی انسان تغییر کلّی نمی‌کند. بنابراین، در حالیکه سیستم‌های باز در فرآیند تبدیل داده‌ها به بازداده فعال هستند، تمایل آن‌ها به حفظ ثبات خود در طول زمان، پابرجا خواهد بود.

ویژگی شماره شش سیستم باز: حرکت به سوی رشد و توسعه

حالت ثبات، ویژگی سیستم‌های ساده و ابتدایی است؛ به تدریج که سیستم‌های باز پیچیده‌تر می‌شوند و به سوی خنثی‌سازی بی‌نظمی پیش می‌روند، رشد و توسعه می‌یابند. البته این امر تناقضی با حفظ حالت ثبات ندارد. سیستم‌های پیچیده و بزرگ، برای اطمینان از تداوم حیات خود به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که برای مرتبه‌ای بالاتر از مرتبه‌ی وجودی فعلی خود، ایمنی داشته باشند. خُرده سیستم‌های متعدد که موجود درون هر سیستم – برای اجتناب از بی‌نظمی – بیش از نیاز خود برای تولید، انرژی وارد می‌کنند در نتیجه، حالت تمایل سیستم‌های ساده به ثبات و تعادل، در سیستم‌های پیچیده‌تر – به دلیل وارد کردن انرژی بیشتر – به نگهداری نهاد سیستم در موقعیت رشد و توسعه خواهد انجامید. برای مثال، فرآیند چاق شدن بدن انسان در اثر انباشت کالری مثالی برای این حالت است.

ویژگی شماره هفت سیستم باز: موازنه میان فعالیت‌های نگهدارنده و انطباقی

سیستم‌های باز، درگیر ایجاد سازگاری میان دو دسته از فعالیت‌ها هستند که اغلب متضاد هم عمل می‌کنند. فعالیت‌های نگهدارنده که موجب ایجاد تعادل میان خُرده سیستم‌های گوناگون و همچنین هماهنگ ساختن کُل سیستم با محیط می‌شود، در نتیجه این فعالیت‌ها، از تغییرات سریعی که ممکن است سیستم را از حالت تعادل خارج کند، ممانعت می‌شود. فعالیت‌های انطباقی برای تنظیم نحوه دگرگونی نیازهای داخلی و خارجی سیستم در طی زمان، ضروری است؛ بنابراین، در حالیکه یک دسته فعالیت‌ها برای رسیدن به ثبات و حفظ وضع موجود سیستم – از طریق خرید، نگهداری، تعمیر اساسی تجهیزات، گزینش و آموزش پرسنل و ایجاد ساز و کار تدوین و اجرای قوانین و رویه‌ها – فعال هستند، دسته دیگری از فعالیت‌ها – از طریق برنامه‌ریزی، پژوهش بازار، طراحی محصول جدید و… – بر تغییر و دگرگونی وضع موجود تمرکز یافته‌اند.

ویژگی شماره هشت سیستم باز: هم پایانی

معنای هم‌پایانی یا Equifinality، این است که برای انجام هر کار، شیوه‌های گوناگونی وجود دارد. به بیان دقیق‌تر، هر سیستم می‌تواند به طرق گوناگون و از نقاط شروع و وضعیت‌های متفاوت، به یک حالت نهایی برسد؛ یعنی هر سیستم سازمانی می‌تواند با داده‌ها و فرآیندهای تبدیل گوناگون به اهداف خود برسد. این ویژگی، این کاربرد مدیریتی را دارد که مدیر را ترغیب می‌کند تا برای حل یک مسأله، راه‌های مختلف را بیازماید و فقط به یک راه‌حل مطلوب (شاید به ظاهر مطلوب)، بسنده نکند.

چگونه از سلسله مراتب سیستم‌ها برای موفقیت بیشتر استفاده کنیم؟