آشنایی با متدولوژی سیستم‌های نرم

اگر درس شماره شش را مطالعه نکرده‌اید، این درس وقت شما را هدر خواهد داد و یا در شما “توهم آگاهی” ایجاد می‌کند. در درس ششم به ماجرای “مسأله” و “علائم” در اندازه یک یادداشت که نه حوصله را سر برده و نه آنقدر تخصصی شود که مطالعه آن بی‌فایده شود پرداختیم. البته اگر سؤال یا ابهامی در خصوص دروس دارید، می‌توانید از طریق “این فرم” موضوع را ارسال کنید تا بررسی شده و در صورت لزوم و نیاز، پاسخ داده شود. هر علمی برای دست یافتن به حوزه‌های جدید از یکسو و شناخت بهتر مسائل از سوی دیگر، ابزارهای خاص خود را دارد. مانند پزشک که وقتی به او مراجعه کرده و از کمر درد خود گلایه می‌کنید، شما را برای تصویربرداری هدایت می‌کند تا بتواند برای درک بهتر مسأله، از ابزار مناسب کمک بگیرد.

حتی اگر برای عیب‌یابی خودرو به تعمیرگاه مراجعه کرده باشید، دیده‌اید که با اتصال وسیله‌ای که وظیفه Diagnostic را برعهده دارد، تلاش می‌کنند از خطاها و… احتمالی ECU مطالع شده و سپس با تطبیق نشانه‌ها، مسأله را رفع کنند. این‌ها نمونه ابزارهایی است که افراد متخصص در هر حوزه از آن‌ها برای تشخیص بهتر مسأله بهره می‌گیرند. در نبود ابزار، کار پیچیده شده و خطا بالا میرود. گاهی مجبور به سعی و خطا خواهیم بود یا لازم می‌شود برای مسأله جدید با شرایط تازه، به سراغ تجارب قدیمی با شرایط منسوخ برویم و به استناد آن‌ها، نتیجه‌گیری کنیم.

چند سال قبل در تلویزیون سریال قدیمی پخش می‌شد که در آن طبیبی ماهر در عصر دور، وقتی بالاسر مریض حاضر می‌شد، با بررسی نشانه‌ها و علائم، تشخیص دقیق می‌داد و سپس دمنوش و… توصیه می‌کرد (ابزار تشخیصی وجود نداشت). روزی خودِ طبیب ناخوش احوال شد و پسرش را بالاسر مریض فرستاد؛ قبل از رفتن به پسرش گفت که به علائم و نشانه‌ها خوب دقت کن، ریشه‌ی مشکل در موارد زیادی، آنجا نهفته است.

پسرک بی‌تجربه با همین توصیه بالاسر بیمار رسید و هرچه جست‌وجو کرد، نشانه‌ای ندید تا اینکه چشمش به پالان کنار رختخواب بیمار افتاد و نشانه‌ی طلایی را یافت؛ بلافاصله به همسر مریض گفت: “مریض، خَر خورده!”

تحلیل‌گر سیستم یا مشاور کسب و کار نیز باید مجهز به ابزار باشد؛ البته ابزار کار تحلیل‌گر یا مشاور، مانند اُهم‌متر، آچار فرانسه، دستگاه MRI، دستگاه دیاگ و…، فیزیکی و قابل حمل یا جابه‌جایی نیست و این ابزار باید در ناحیه “خِرَد” او قرار داشته باشد. یک ابزار را در درس ششم معرفی کردیم (پیسِز) و ابزاری که در این درس به آن اشاره خواهد شد، تخصصی‌تر، به‌روزتر، پیچیده‌تر و راه‌گشاتر است اما به همان اندازه، به‌کارگیری و درک آن نیز دشوارتر است. لذا پیشنهاد می‌کنیم پس از مطالعه این درس، تا زمانیکه حداقل ده مقاله جدید در مورد شیوه کارکرد آن مطالعه نکرده‌اید، به سراغ استفاده از آن نروید. این ابزار، متدولوژی سیستم‌های نرم است که به شفاف شدن مسأله و درک بهتر بدون حذف برخی پارامترها، کمک شایان می‌کند.

روش‌شناسی سیستم‌های نرم

آقای پیتر چکلند (Peter Checkland) طی ده سال تحقیقات در دانشگاه لنکستر (Lancaster) انگلستان، برای بررسی و تحلیل شرایط پیچیده واقعی که پیش از این به کمک تفکر سیستمی سخت و در شرایط شِبهِ آزمایشگاهی تحت مطالعه قرار می‌گرفتند، به روشی دست یافت که می‌توانست از پسِ این شرایط سخت با دقت و حساسیت بالا برآید. در دنیای واقعی، مشکلات به سادگی آزمایشگاه نیستند.

در متدولوژی سیستم‌های نرم، تحلیل‌گر سیستم تلاش می‌کند نه تنها عوامل و عناصر داخلی سیستم را به‌خوبی شناخته، اثر آن‌ها بر یکدیگر را به خوبی شناسایی و مشخص نماید، بلکه رابطه سیستم با عناصر محیط بیرونی خود را نیز تا حد امکان شناسایی نموده و مشخص می‌کند که این عناصر چگونه بر سیستم تحت مطالعه تأثیر دارند و سیستم چه تأثیراتی بر آن‌ها دارد.

اساس پدید آمدن سیستم‌های نرم، ناکارآمدی سیستم‌های سخت در جهان امروز بود؛ روش‌هایی که تحقیق در عملیات به‌عنوان تکنیک برای تحلیل سیستم معرفی می‌کند (سیستم سخت)، آنقدر پیش فرض برای ساده‌سازی مسأله در نظر می‌گیرد که تقریباً از دنیای واقعی فاصله معنادار گرفته و گویی موضوع در خلاء بررسی می‌شود؛ بدیهی است برای شرایط پیچیده و متغیر کنونی، این روش پاسخ خوبی نخواهد داشت.

در متدولوژی سیستم‌های نرم، مسأله سازمان را دیگر به چشم علت و معلول (دو درس قبلی) نگاه نمی‌کنیم بلکه آن را یک سیستم فرض کرده و می‌کوشیم شاخص‌ها و عناصر تأثیرگذار (تأثیرپذیر) شناسایی شده و ارتباط آن‌ها با مسأله (که اکنون سیستم می‌نامیم) کشف شوند. به‌عنوان مثال، در بحث “کاهش انگیزه کارکنان”، ممکن است یکی از شاخص‌های تأثیرگذار بر سیستم (مسأله‌ی کاهش انگیزه)، توقعات برآورده نشده‌ی خانواده‌ی همکار از سازمان باشد. این توقعات، در هیچ متدولوژی دیگری به اعتبار شناخته نمی‌شود و برخی محقق‌های سیستم سخت، ممکن است آن را خنده‌دار عنوان کرده و با قدرت از صورت مسأله حذفش کنند.

راهنمای کلّی (فقط برای اطلاعات عمومی)

با این راهنما، نخواهید توانست سیستم را به کمک متدولوژی سیستم‌های نرم یا همان SSM، تحلیل کنید. هدف از درج این راهنما، آشنایی و ایجاد علامت سؤال است تا در صورت علاقه، بتوانید آن را دنبال و مطالعه تکمیلی داشته باشید.

آغاز تحلیل به کمک SSM مبتنی بر شرایط زیر است:

الف. مشخص کردن وضعیت فعلی (بسیاری از مشاورها و تحلیل‌گران، از این مرحله عبور کرده یا حتی آن را نادیده می‌گیرند؛ این موضوع سبب می‌شود پس از بهینه‌سازی و اصلاح سیستم، شما به چالش کشیده شده و تغییر، فراموش شود).

ب. در شرایط فعلی، چه سیستم‌های دیگری به سیستم (سازمان) مرتبط هستند و کدام سیستم‌ها، ارتباطی ندارند که به نظر شما باید داشته باشند؟

ج. یافتن نحوه ارتباط و سهم هر سیستم.

د. اقدام اصلاحی بر اساس وضعیت مطلوب به نحوی که سیستم دچار شُک (استرس) نشود.

گمان نکنید در دنیای واقعی شما خواهید توانست هر چهار گام را تمیز، مرتب و شیک انجام داده و یک دستورالعمل سیستمی و حرفه‌ای روی میز هیئت‌مدیره بگذارید. آنقدر چالش و اتفاقات مختلف تجربه خواهید کرد که نقشه‌راه کمرنگ می‌شود؛ برای کاهش اثرات این رویداد، توصیه اکید داریم از نقشه ذهنی یا همان Mind Manager استفاده کنید.

گام‌های اصلی متدولوژی سیستم‌های نرم چیست؟

معولاً هفت گام اصلی برای اجرایی شدن متدولوژی سیستم‌های نرم (Soft Systems Methodology) باید طی شود تا نقشه‌راه، تدوین گردد. لطفاً دقت داشته باشید که هر گام را مستند کرده و برای خود ذخیره کنید. این مستندات، بعداً تبدیل به طناب برای نجات شما از چاهی خواهد شد که دیگران برایتان حفر می‌کنند.

گام اول: تعیین موقعیتی که در آن مسأله ایجاد شده است.

گام دوم: اثراتی که مسأله در موقعیت شناسایی شده ایجاد کرده و تبعات آن را تصویرسازی کنید.

گام سوم: یک تعریف بنیادی بر اساس کاتوو ایجاد کنید.

گام چهارم: در دنیای سیستمی، مدل مفهومی را وابسته به گام سوم، تشکیل دهید.

گام پنجم: مدل را با شرایط واقعی تطبیق دهید.

گام ششم: تغییرات برای بهبود را مشخص نمایید.

گام هفتم: برنامه‌ی اجرای گام به گام را تدوین کنید.

لطفاً توجه داشته باشید، اگر قرار است به کمک SSM به یک سازمان یا کسب و کار خدمات ارائه نمایید، مدیر یا مدیران ارشد را نسبت به فرآیندهای زیر توجیه کرده و پس از آن، آغاز کنید:

الف. توازن قدرت ایجاد خواهد شد؛

ب. فرآیند بهینه‌سازی سه الی پنج سال زمان لازم دارد؛

ج. پرسنل و مدیران میانی در موقعیتی قرار می‌گیرند که باید بین تصمیم به نفع سیستم و تصمیمی که مدیر یا مدیران ارشد خوششان می‌آید، گزینه اول را انتخاب کنند؛

د. به تمام زیرسیستم‌ها باید دسترسی داشته باشید؛

هـ. اگر در میانه راه پروژه کنسل شد، مسئولیتی متوجه شما نیست.

از مزایای سیستم‌های نرم برای تحلیل وضعیت کسب و کار، این است که تکاپو و کار تیمی ایجاد می‌شود؛ نکاتی برای همه روشن خواهد شد که پیش از این، حتی به آن‌ها نیم نگاهی هم وجود نداشته است. پرسنل انگیزه، اختیارات و هویت شغلی پیدا می‌کنند اما مدیران ارشد از اجرا فاصله گرفته و مسئول رصد و کنترل سیستم خواهند شد. در نهایت، اگر کسب و کاری بتواند این مرحله را با موفقیت پشت سر بگذارد، یک نقشه‌راه دقیق، علمی و پویا برای ادامه راه خود خواهد داشت که رقبا آن را در خواب شب هم تجسم نمی‌کنند.