سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار
یکی از سؤالات رایج در میان “عام” مردم این بود که کاربرد “انتگرال” در زندگی روزمره چه بود که آنقدر برای آن وقت گذاشتیم؟ البته که تلاش برای پاسخ به این پرسش مغالطه‌آمیز، کمی دور از خِرَد است اما در مواردی که کمی موضوع پیچیده‌تر می‌شود،توضیحات لازم است و البته واجب! سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار را نیز از دو جهت در قالب درس ارائه کرده‌ایم:
الف. صاحبان کسب و کار با آن آشنا شده و کمی به مفهوم و کاربردش فکر کنند؛
ب. آدم‌های معمولی که خود را با انجام کارهای روزمره سرگرم کرده‌اند، متوجه خطری که تهدیدشان می‌کند باشند!
اگر بخواهیم سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار را به زبان ساده تعریف کنیم، خواهیم گفت سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار (Integrated Management System)، بستری است برخط (Online) برای مدیریت تعاملات، با حداقل خطا و خودکار میان عناصر داخلی و خارجی یک سازمان با حداقل نیاز به نیروی کار معمولی.
در این سامانه، ابتدا کارهای معمولی که تکرار شوندگی بالا و تغییر کمی دارد شناسایی و نمودار جریان کار ترسیم می‌گردد. پس از ایجاد نقشه ارتباطی درون سازمانی، تمام وظایف معمولی را به یک سامانه هوشمند می‌سپاریم که در ادامه، به جزییات آن بیشتر خواهیم پرداخت.
روند تغییرات محیط و وضعیت سازمان‌ها
در این درس، به سایر کشورها، آمار و ارقامی که آنجا منتشر می‌شود، کار خاصی نداریم بلکه به‌صورت اختصاصی، وضعیت ایران را با هم بررسی می‌کنیم و لطفاً به یاد داشته باشید که این تحلیل مربوط به آبان ۱۴۰۳ می‌باشد و ممکن است در آذرماه همین امسال، اعتباری نداشته باشد! نکته مهم این است که شما به‌عنوان مخاطب درس، بتوانید همین مبنا را برای شرایط جدید طراحی کرده و تصمیم‌سازی کنید.
برای نخستین مرتبه در تاریخ کشور (ایران)، در سال ۱۴۰۳ تعداد افراد شاغل در صنعت با تعداد افراد شاغل در تاکسی‌های اینترنتی، برابر شد. این خبر چه اهمیتی دارد؟ شاخص GDP یا همان تولید ناخالص داخلی که ترجمه عبارت Gross Domestic Product است، به کل ارزش ریالی محصولات/خدمات نهایی تولید شده در یک بازه زمانی خاص اشاره دارد که توسط واحدهای تولیدی (خدماتی) داخل مرزها، ایجاد شده است. توجه داشته باشید که منظور از “نهایی” این است که محصول یا خدمت، باید مستقیم توسط مصرف کننده نهایی مورد استفاده قرار گرفته باشد نه اینکه محصول یا خدمت، در یک محصول یا خدمت دیگر استفاده شده باشد.
مثلاً اگر شما باطری لپ‌تاپ تولید می‌کنید، این ارزش (ریالی، تعدادی و…) در GDP محاسبه نمی‌شود چون مصرف کننده نهایی، از لپ‌تاپی استفاده می‌کند که باطری هم دارد.
بالاخره مفهوم GDP با تمام انتقادهایی که به آن وارد است، ایجاد یک چیز ارزشمند است که ملّت برای استفاده از آن حاضر باشند “پول” خرج کنند. ممکن است بگویید خب تاکسی اینترنتی هم جذاب است و مردم برای آن پول خرج می‌کنند. به تعریف GDP باز گردید و مفهوم “نهایی” را بررسی کنید. ارزش افزوده‌ای که تاکسی اینترنتی در کشور ما ایجاد می‌کند چیست؟ ترافیک سنگین‌تر؟ آلودگی بیشتر؟ مهارت گریزی بیشتر؟ استهلاک بالاتر خودرو در شرایطی که جایگزینی آن ساده نیست؟ افزایش هزینه‌های خانوار؟
در این شرایط که تعداد رانندگان تاکسی‌های اینترنتی با افراد شاغل در صنعت برابر شده، زنگ خطر برای کارفرما فعال شده است که حواستان را جمع کنید؛ اوضاع برای کار، مساعد نیست.
سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار اما آمده تا کمی شرایط را تعدیل کند و از حالت بحرانی، به “معضل” نزولش بدهد. این ویژگی سیستم‌های پویاست که وقتی یک تهدید فعال می‌شود، در کنار خود فرصت یا فرصت‌هایی نیز پدید می‌آورد و اگر چنین نبود، دنیا در بدو ایجاد، نابود می‌شد (به درس‌های اول، مفهوم سیستم و… مراجعه کنید).
نکته مهم پیش از پیاده‌سازی IMS در سازمان، این است که وضعیت را با ثبات کرده، همه چیز را مستند نموده و بعد از آن، اقدام کنید. پس گمان نکنید که IMS (سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار)، مانند دستگاه کولر گازی یا بخاری برقی، خریداری شده، در گوشه‌ای نصب و با فشردن دکمه آن، مشکلات مانند گرما یا سرما، محو می‌شوند!
لطفاً توجه داشته باشید که بدون مشورت، به سمت طراحی و پیاده‌سازی این سیستم نروید! طراحی و تحلیل اشتباه سیستم، می‌تواند کسب و کار شما را نابود کند (منابع را آنقدر هدر خواهید داد که در انتها، چیزی برای اصلاح و نجات باقی نخواهد ماند).
IMS چه کاری می‌کند؟
تصور کنید شما کارگاه تولید مبل دارید؛ این کارگاه، حتماً انبار نیاز دارد، حتماً تأمین‌کنندگانی دارید که برای شما ماده اولیه و مصرفی (مثلاً چسب، منگنه، پارچه و…) ارسال می‌کنند و بدون تردید، بارها و بارها این تجربه را داشته‌اید که سفارش مشتری ثبت شده، در نیمه‌ی کار متوجه شده‌اید که فلان ماده اولیه به اندازه موجود نیست و باید دوباره سفارش بدهید. این دوباره سفارش دادن یعنی تأخیر، افزایش هزینه و در انتها، بالا رفتن بهای تمام شده محصول و کاهش سود خالص.
اکنون تصور کنید این کارگاه کمی بزرگتر شود! مشکلات آن به‌صورت خطی رشد نمی‌کند بلکه رشد تصاعدی دارد. یعنی در ازای یک واحد رشد کسب و کار، مشکلات هم یک واحد بزرگتر نمی‌شوند (خطی)، بلکه ممکن است سه واحد رشد کنند (تصاعدی)؛ دلیل این امر نیز، خاصیت سینرژی در سیستم است (م). در این شرایط، یکی از معضلات شما، “برنامه‌ریزی” تولید، هماهنگی آن با کارگاه، انبار، تأمین‌کننده و… است. اگر تمام مشکلات دیگرِ کسب و کار را حذف کنیم، همین یک مشکل آنقدر شما را درگیر می‌کند که وقتی برای فکر کردن به بهینه‌سازی، توسعه، صادرات و غیره نخواهید داشت و در عوض، دائم درگیر جلسات هماهنگی هستید تا به‌نوعی، این تأخیرها، تقدم و تأخرها را مدیریت کنید. تمام این موارد را که مدیریت کنید، تازه می‌رسیم به یک مشکل رایج دیگر؛ محصول آماده تحویل شده، چه کسی باید ماشین حمل را هماهنگ کند؟ این موارد مانند زنجیره، کسب و کار شما را درگیر کرده و تا حد استیصال پیش می‌برد.
در چنین شرایطی، معمولاً مدیران سنتی اقدام به تغییر پرسنل، جابه‌جایی شغلی، تغییر فرآیندها و در نهایت، دخیل کردن خودشان در فرآیند می‌کنند تا مشکلات به حداقل برسد. در کوتاه مدت این مشکلات کمرنگ می‌شود اما کمی بعد، مسائل تازه‌ای به آن اضافه خواهد شد چون فرآیند نو شده و هر اقدام تازه‌ای، تبعات و ویژگی‌های خاص خودش را هم دارد.
به همین سادگی، پس از مدتی متوجه خواهید شد که شما، کارمند کسب و کار خودتان هستید، نه مدیر آن! عده‌ای نیز با افتخار به این موضوع اشاره دارند که اگر خودم نباشم، کارها درست پیش نمی‌رود. این اعتراف به هدر رفت منابع است، نه ویژگی ارزشمند! شما مجموعه‌ای از افراد را بسیج کرده‌اید، به آن‌ها حقوق و مزایا پرداخت می‌کنید تا فقط در حضور خودتان درست کار کنند. از سوی دیگر، روز به روز با افزایش نرخ مهاجرت، افزایش متقاضیان برای خویش فرما شدن و ترک کار افراد توانمند، سطح تخصص و مهارت‌های کاربردی در کسب و کار شما کاهش دارد (روز به روز، دست تنهاتر می‌شوید و سرتان شلوغ‌تر از قبل).
این ویژگی سازمان‌های آینده است که کوچک خواهند شد، متکی به بنیان‌گذار، سود پایین و رقابت شدیدتر. در این شرایط، تمایز در استفاده هوشمندانه از ابزارِ بر پایه تکنولوژی است تا بتوانید فکر آرام و آزاد داشته باشید.
سیستم مدیریت یکپارچه، همین ابزار است که به شما کمک می‌کند فرآیندهای معمولی، روتین، تکراری و با نیاز پایین به اصلاح مستمر را شناسایی کرده و به “نرم افزار” و “اینترنت” بسپارید. چگونه؟
در کارگاه مبل‌سازی خود، سه نوع مبلی که تولید می‌شود را در سامانه تعریف می‌کنید. مبل آلفا، مبل بتا و مبل گاما. سپس برای هر محصول، مواد اولیه مورد نیاز، زمان‌ها، تأمین‌کنندگان و… را مشخص می‌کنید (با قید جزییات). حالا گام‌ها و مراتب تولید را برای سامانه مشخص خواهید کرد تا بدانید ترتیب و توالی چیست و قرار است در این بازه زمانی، با این مواد مصرفی، از کجا به کجا برسد؟ اکنون کافیست تأمین‌کننده، مشتری و همکاران شما، به سادگی عضو سامانه شوند
در گام بعد، انبار الکترونیک ایجاد کرده و حد بالا و پایین مشخص می‌کنید. مثلاً برای مبل آلفا مشخص کرده‌اید که n متر نیاز به پارچه نوع z دارد. هرگاه موجودی انبار به n-B رسید، برای تأمین‌کننده پیامک ارسال کرده و ثبت سفارش الکترونیک نماید.
تأمین‌کننده (که از قبل آموزش دیده و با او توافق شده)، کالای مورد نظر را در حجم درخواستی، آماده تحویل کرده، به سامانه اعلام می‌کند سفارش با پیک، اتوبوس، وانت، هواپیما و…، در این تاریخ، با این مشخصات، ارسال شد. سامانه بلافاصله مشخصات را برای کارپرداز پیامک کرده تا در جریان قرار گیرد. همزمان، فاکتور برای تیم مالی و حسابداری ارسال شده و همه چیز به‌صورت خودکار، بدون نیاز به یادآوری، خواهش، جریمه، تهدید و… در جریان است.
هرکجا سیستم با نقص یا خطا مواجه شود (مثلاً تأمین‌کننده پاسخ نداده)، سامانه مدیر خود را مطلع می‌کند و اگر او هم پاسخ نداد، سرپرست کارگاه در جریان قرار می‌گیرد. در این سامانه، شما کم کم بی‌نیاز از نرم‌افزارهای گران قیمت موجود در بازار خواهید شد و تمام سیستم کسب و کارتان، اختصاصی و ویژه برای خودتان طراحی شده؛ چه خاصیتی دارد؟ نه چیزی کم دارید نه چیزی اضافه؛ همه چیز همان است که باید باشد.
چرا به آن، یکپارچه می‌گوییم؟
به کسب و کار خود نگاه کنید؟ مالی یک نرم افزار دارد، برنامه ریزی تولید برای خودش نرم‌افزار جداگانه استفاده می‌کند، تدارکات یک فایل اکسل دارد که اگر فرد جدیدی بیاید، تا آن را بفهمد بیچاره است؛ مکاتبات از طریق یک نرم افزار دیگر مدیریت می‌شود و خلاصه، کسب و کار مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای پراکنده است که هیچ‌کدام، درکی از نرم‌افزار دیگر ندارد. در این شرایط، ضمن اینکه ما به افراد مختلفی نیاز داریم که نرم‌افزارهای مختلف هم بلد باشد، همواره برای استفاده از خروجی یک نرم افزار به عنوان ورودی نرم افزار دیگر، به اپراتور نیاز داریم.
در سیستم مدیریت یکپارچه کسب و کار، تمامی تعاملات در بستری واحد انجام می‌شود. مکاتبه، مالی، ثبت سفارش، ورود و خروج، حقوق و دستمزد، بیمه و…! در پایان، خود سیستم می‌تواند بر اساس الگوریتم‌های ابلاغی، مالیات فصلی و… را نیز محاسبه (بدون ذره‌ای خطا) و خودکار برای دولت ارسال کند.
این یکپارچگی را فقط در تویوتا، هیوندای، مرسدس بنز، فورد، سامسونگ و ابر برندها می‌بینید و گمان می‌کنید چیزهای عجیب و غریبی استفاده می‌کنند؛ خیر. ما در ایران، این تکنولوژی را برنامه‌نویسی کرده و در چند کسب و کار نیز پیاده‌سازی کرده‌ایم. اکنون اگر درگیر انجام امور معمولی و ساده هستید، خوب است کمی نگران آینده شده و مهارت آموزی کنید.
بدون دیدگاه