کنترل در مدیریت

انواع کنترل و اهمیت هریک در کسب و کار چیست؟


کنترل سه گانه در مدیریت

اگر مجموعه مقالات رهام سپهر تابان را دنبال کرده یا آموزش های عمومی رایگان که در پنل اعضا ارائه می شود را مطالعه کرده باشید، حتماً می دانید که هر مدیر، فارغ از اینکه در چه سطح یا در چه کسب و کاری مشغول به فعالیت است، پنج وظیفه عمده بر عهده دارد:

الف. برنامه ریزی؛

ب. سازماندهی؛

ج. شناسایی استعدادها (جذب یا به کار گماری)؛

د. رهبری؛

هـ. کنترل.

کنترل سه گانه، زیر مجموعه ای از وظیفه کنترل مدیران است که در کسب و کارهای ایرانی، با شدت و ضعف فراوان مشاهده شده و اگر دقت نظر کافی را اعمال نکنیم، تبدیل به یک نقطه ضعف سازمانی خواهد شد.

کنترل چیست؟

اولین مفهومی که در ذهن مخاطبان ایرانی پس از شنیدن واژه “کنترل” شکل می گیرد، نظارت ذره بینی، دخالت در امور پرسنل به بهانه کنترل و صبح تا شب، جست و جوی زیر بغل مار است! البته که این تصویر، غیرحرفه ای و ناصحیح است.

بر خلاف تصور رایج، کنترل فاقد بار معنایی “منفی” است و هیچ ارتباطی به نظارت های ذره بینی و دخالت در امور پرسنل، مچ گیری یا غافل گیری ایشان ندارد.

هنری فایول

تعریف هنری فایول از کنترل

آقای هنری فایول، مهندس معدن و از تأثیرگذاران و نظریه پردازان مشهور حوزه مدیریت که “نظریه مدیریت اداری” را مطرح کرده است، در خصوص کنترل می نویسد:

“کنترل یعنی نظارت دائمی بر کار با این هدف که اطمینان حاصل کنیم طبق برنامه ریزی قبلی پیش می رود. چنانچه اختلافی در عملکرد با برنامه وجود داشت، باید اقدام اصلاحی انجام دهیم که این هم بخشی از کنترل است.”

تصور بفرمایید برای انجام یک پروژه، پنج مرحله برش، پانچ، جوش، نقاشی و مونتاژ مورد نیاز است. طبق برنامه ریزی صورت گرفته، مقرر شده است که:

شنبه: برش کامل شود؛

یکشنبه: پانچ و فرم دهی کامل شود؛

دوشنبه: جوشکاری به صورت کامل انجام شود؛

سه شنبه: رنگ آمیزی قطعات جوشکاری شده انجام شود؛

چهارشنبه: مونتاژ قطعات انجام و محصول، آماده تحویل باشد.

برنامه بالا، یک چارچوب برای انجام کار مشخص کرده که طبق آن، واحدهای فعال می دانند که در چه روزی، چه کاری باید انجام شود و اگر این کار در همان روز انجام نشود، چه تأثیری در کار سایرین ایجاد خواهد نمود.

لذا طبق این برنامه، یک محدوده برای کنترل مشخص کرده ایم تا مدیر تولید یا مدیر پروژه، بتواند فرآیند را با برنامه تطبیق داده و تحلیل کند که آیا همه چیز طبق برنامه در جریان است یا خیر؟

انواع کنترل در سازمان

کنترل پیش از اقدام

در این مرحله که معمولاً از دید مدیران ایرانی، مرحله اضافه و به درد نخوری است! اعضای تیم، مدیران واحدها و…، در مورد اینکه:

– پروژه تعریف شده جدید چیست؟ چه مشخصاتی دارد؟ کاربردی آن چیست؟

– مراحل انجام کار چگونه است؟

– چه مواد اولیه مورد نیاز است؟

– چه تجهیزاتی نیاز است؟

– آیا تمام مراحل در سازمان ما انجام می شود یا بخشی برون سپاری دارد؟

– محصول مورد نظر مشتری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

– محصول نهایی چگونه و بر اساس چه معیارهایی تست و بازرسی می شود؟

– نحوه حمل محصول و تحویل به مشتری چگونه است؟

– آیا پس از تحویل، خدمات جانبی مورد نیاز است؟

– دوره بازرسی یا سرویس دوره ای محصول چقدر است؟

با هم صحبت کرده، به توافق رسیده و از روشن، واضح و شفاف بودن تمام مراحل و بخش ها، اطمینان حاصل می شود. در حقیقت، این مرحله مانند مرور نقشه راه پیش از سفر است تا در حین سفر، غافلگیر نشویم.

پس از اینکه همه چیز روشن، شفاف و صریح در مرحله قبل مشخص شد، اکنون باید نحوه انجام کار، به قسمت های مشخص شده تفکیک شده و برای هر کدام، جداگانه برنامه ریزی گردد.

به عنوان مثال:

شنبه قرار است عملیات برش انجام شود، پس:

– آیا ورق مورد نیاز، در انبار موجود است یا باید خریداری شود؟

– آیا ورق موجود در انبار، کفایت می کند؟

– برای خرید ورق جدید، چقدر بودجه نیاز است؟

– خرید به نحوی انجام شود که ورق، به موقع در محل کارگاه حاضر باشد و…

مشخص نمودن این مراحل، پیش بینی و برنامه ریزی، به عهده مدیران میانی و عملیاتی است که با همفکری، مساعدت و کنترل بر اساس چک لیست های از پیش تعیین شده، اطمینان حاصل کنند که همه چیز برای اجرای پروژه، مهیا و آماده است.

کنترل حین اقدام

این نوع کنترل، به صورت مستمر و دقیق انجام می شود تا مطمئن شویم همه چیز طبق برنامه ریزی قبلی در حال انجام است و برای ادامه کار، مشکل یا مانعی وجود ندارد و اگر هم مشکلی حادث شد، چون از قبل همه چیز پیش بینی شده است، با حداقل تأخیر ممکن به آن رسیدگی تا رفع شود.

مشهورترین شکل کنترل، کنترل حین اقدام است که به معنی هدایت توسط سرپرست/سرگروه می باشد. وقتی مدیری بر فعالیت های زیردستانش نظارت می کند، می تواند به طور هم زمان اقدامات کارکنانش را پیگیری کند و اشکالات را در همان زمانی که واقع می شوند، رفع کند. حتی اگر تاخیری بین فعالیت و پاسخ اصلاحی مدیر ایجاد شود، این تاخیر بسیار کم است. تجهیزات فنی می توانند به گونه ای طراحی شوند که کنترل هم زمان را به طور خودکار اعمال کنند. برای نمونه، بیشتر کامپیوترها طوری برنامه ریزی شده اند که اگر اشتباهی رخ دهد پاسخ سریعی به کاربر کامپیوتر نشان می دهد.

کنترل پس از اقدام

این نوع کنترل، نتایج عملیات و کارهای انجام شده را ارزیابی می کند؛ نتایج کارهای انجام شده با استانداردهای معین تطبیق داده می شوند و چنان چه انحرافی داشته باشد، اقدامات اصلاحی برای بهبود عملیات آینده انجام می گیرد.

در این نوع کنترل، اطلاعات مفیدی جمع آوری می شود و بر اساس آن مسایل کیفی سازمان حل می شود و به کارکنان برای عملکرد خوبشان پاداش اعطا می گردد؛ نقطه ضعف اصلی این نوع کنترل آن است که مدیر وقتی اطلاعاتی از مسایل موجود به دست می آورد که اشکال ایجاد و صدمه به سازمان وارد شده است، با وجود این، در بسیاری از فعالیت ها فقط می توان از کنترل گذشته نگر استفاده کرد اما اگر دو مرحله قبل به درستی انجام شود، معمولاً اینگونه مشکلات به حداقل ممکن کاهش خواهند یافت.

توجه داشته باشید که در این نوع کنترل، هدف توبیخ، تنبیه یا زیر سؤال بردن اقدامات همکاران نیست، بلکه می خواهیم دلیل و علت انحراف را کشف و ریشه یابی کرده، آن را برای برنامه ها یا پروژه های آتی، برطرف سازیم. در بسیاری از کسب و کارهای موفق دنیا، حتی به افرادی که برای “اولین بار”، یک خطا یا مشکلی را در فرآیند ایجاد می کنند که پیش از این وجود نداشته، پاداش می دهند چرا که این اقدام، سبب شده تجربه سازمان بالا رفته و برای جلوگیری از تکرار آن در آینده (که ممکن است هزینه بیشتری را تحمیل کند)، برنامه ریزی و پیش بینی انجام شود.

 

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.