سازمان غیر رسمی!

برای شروع بحث، ابتدا لازم است تا تعریف سازمان رسمی را مشخص کنیم، سپس با روشن شدن این مفهوم، با پدیده سازمان غیر رسمی یا شکل گیری سازمان در دلِ سازمان، آشنا خواهیم شد.

سازمان رسمی

سازمان رسمی عبارت است از اختیارات مقامات، روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقررات و قواعد وضع شد. بدین ترتیب سلسله روابط بین مشاغل و مقامات سازمان ها برای دستیابی به هدف مشخص که بر اساس طرح و نقشه قبلی بر قرار می شود و حدود آن نیز به وسیله مقررات و یا به وسیله مدیران مشخص می گردد سازمان رسمی نامیده می شود.

با این تعریف مشخص شد که در سازمان رسمی، مشاغل و پُست های سازمانی تعریف می شود، اختیارات و مسئولیت ها در هر شغل یا در هر مقام به صورت دقیق و مدون تنظیم و تشریح می شوند. اما از آنجا که حدود اختیارات و ارتباطات و همبستگی های سازمانی در سازمان رسمی به صورت خشک و بی روح و به ترتیبی که مقررات و دستورالعمل ها تعیین کرده اند در نظر گرفت شده است این سازمان ها بیشتر به یک سازمان کاغذی تبدیل شده اند.

در سازمان رسمی، حداقل موارد چهارگانه زیر، مشخص است:

۱) اختیارات و قدرت و سازمانی هر مقام؛

۲) نوع مشاغل کارکنان سازمان و محل سازمانی آنها؛

۳) کیفیت سلسله ارتباطات رسمی بین افراد؛

۴) حدود قلمرو وظایف هر یک از مشاغل و صاحبان مشاغل.

بصورت کوتاه و مختصر، منظور از سازمان، گروهی از افراد هستند که برای رسیدن به هدفی خاص، دور هم جمع شده اند تا برای رسیدن به این هدف، از توانایی، مهارت و قابلیت های یکدیگر، بهره بگیرند. معمولاً زمانیکه صحبت از “سازمان” می شود، ذهن عام جامعه به سمت مراکز و ارگان های دولتی می رود که چند طبقه ساختمان، تعداد زیادی کارمند که کارشان سنگ اندازی مقابل مردم است و تعداد زیادی مدیر و مدیر کلِ غالباً بی خاصیت که فضاهای بزرگی را اشغال کرده و هدفشان، حفظ میز و صندلی است کشیده می شود. اما طبق این تعریف، یک هایپرمارکت با ۵ نفر پرسنل هم، یک سازمان محسوب می شود.

پس از شکل گیری سازمان و گردهم آمدن اعضا، به مرور و با حرکت به سمت ثبات و شکل گیری رسمی ساختارها، سلسله مراتب و..، روابط دوستانه و کاری در محیط کار شکل می گیرد که بعضاً منجر به تشکیل تیم ورزشی، گروه کوهنوردی، انجمن حمایت از کبوتران بی سرپرست و… از سوی پرسنل و بدون دخالت سازمان شده و یا در ابعاد کوچک تر، با تشکیل گروه های دوستانه و کاری در فضای مجازی، سنگ بنای تشکیل یک سازمان غیر رسمی، گذاشته می شود.

سازمان غیر رسمی

آقای “چستر بارنارد” می گوید: سازمان غیررسمی عبارت است از سازمانی که به هرگونه فعالیت مشخص ولی بدون هدف آگاهانه دست بزند. ( دارای سلسله مراتب نبوده و آگاهانه نیست).

اما یکی از بهترین و کامل ترین تعاریف برای سازمان غیر رسمی، تعریف آقای “کیت دیویس” به شرح زیر است:

“سازمان غیررسمی یک شبکه روابط شخصی و اجتماعی است که در قالب سلسله مراتب سازمانی وجود ندارد. بلکه خودبخود و در شرایط روابط افراد با یکدیگر شکل می گیرد.”

طبق آنچه به آن اشاره شد، وجود یک گروه از همکاران در واتس اپ که توسط یکی از پرسنل یا مدیران، صرفاً با هدف رد و بدل نمودن اطلاعات و… خارج از چهارچوب سازمان تشکیل شده است، به معنای شکل گیری یک سازمان غیررسمی است. حتی در ابعاد کوچک تر، همین که پرسنل در زمان صرف صبحانه، نهار و…، دور هم جمع شده و شروع به صحبت می کنند، یعنی یک سازمان غیررسمی در دل سازمان رسمی وجود دارد.

خصوصیات سازمان غیررسمی

۱) از آنجا که سازمان های غیر رسمی بر اثر خواسته های افراد بخصوص خواسته های درونی آنها بوجود آمده است نمی توان آنها را با دستور العمل های اداری ملغی کرد یا از بین برد؛

۲) بر خلاف سازمان های رسمی که اختیارات از بالا به پایین واگذار می شود در سازمان های غیر رسمی معمولاً اختیارات به صورت افقی و یا از پایین جریان پیدا می کند؛

۳) سازمان های غیر رسمی بر خلاف سازمان های رسمی که ممکن است خیلی بزرگ و گسترده باشد غالباً کوچک و محدود هستند و تعداد آنها از چند نفر تجاوز نمی کند؛

۴) اختیارات و تفویض آن در سازمان غیر رسمی بیشتر بر اساس اعتماد در حالی در سازمان رسمی بر اساس سلسله مراتب و مشاغل قرار دارد؛

۵) رهبران سازمان های غیر رسمی با معیارهایی از قبیل شخصیت نفوذ معنوی، لیاقت، کبر سن و نظایر آن انتخاب می شوند در حالی که در سازمان رسمی ممکن است مسئول یا مدیری هیچیک از این خصوصیات را نداشته باشد؛

۶) گروه های غیر رسمی نسبت به تغییر و تحول سازمان رسمی یا غیر رسمی مقاومت نشان می دهند؛

۷) در محتوای شبکه ارتباط غیر رسمی شایعات تأثیر زیادی می گذارد و اطلاعات درست نیز سریع تر انتقال پیدا می کند.

مطالعه ی دقیق خصوصیات یک سازمان غیررسمی، ما را با ابعاد جدیدی در مدیریت کسب و کار آشنا خواهد ساخت.

مدیران ارشد می توانند با انجام صحیح و کامل فرآیند رهبری، بطور کاملاً غیر مستقیم، رهبری سازمان غیررسمی را به دست گرفته و از توانمندی این سازمان (غیررسمی)، در راستای نیل بهینه تر به اهداف سازمان رسمی، بهره بگیرند. همچنین، روی دیگر سکه این است که در کسب و کارهای سنتی با مدیریت افرادی فاقد مهارت های لازم، معمولاً سازمان های غیررسمی، با محوریت افراد سمّی تشکیل و کنترل می شوند. جالب است بدانید اگر رهبر سازمان غیررسمی، فردا ماهر، توانمند و اهل مطالعه باشد، قدرت سازمان غیررسمی می تواند بسیار بیشتر از سازمان رسمی باشد!

در این شرایط، بیشتر وقت، زمان و هزینه سازمان رسمی، صرف خنثی نمودن یا باج دادن به اعضای سازمان غیررسمی خواهد شد؛ چیزی که در کسب و کارهای ایرانی، به وفور ملاحظه می شود.

آنچه می تواند شکل بگیرد…

زمانی که ما انسان‌ها در یک گروه قرار می‌گیریم، سایر افراد به شکل شگفت‌آوری قدرت تأثیرگذاری بر ما را دارند. گروه‌ها می‌توانند خلاقیت ما را از بین ببرند، ما را به کار بیش‌تر جذب کنند، به ما امکان کم‌تر کردن وظایف‌مان را بدهند، تصمیمات ما را منحرف کنند و ما را از سخن گفتن بازدارند.

بذرهای رفتار گروهی پیش از ملاقات کردن اعضای گروه با یکدیگر پاشیده شده است. تنها دانستن این موضوع که برخی از افراد “طرف ما” هستند و دیگران نه، “هویت اجتماعی” ما را شکل می‌دهد. وابستگی و پیوستگی گروهی به تدریج حتی قوی‌تر می‌شود؛ مثلاً رفتارمان را برای پیروی از آداب و رسوم مشخصی تنظیم ‌می‌کنیم.

برای درک بهتر، رفتار پرسنل خود را در جلسه ی بعدی مدیران (سرپرستان/کارکنان و…) به دقت زیر نظر بگیرید.

اولین باری که در یک گروه قرار می‌گیریم، گروه شروع به شکل‌دهی ما از طریق “هماهنگی” (Conformity) با اصول و ارزش‌های گروه می‌کند. بدین ترتیب ما مجبور هم‌سو کردن عادت‌ها و رفتارمان با دیگران می‌شویم. ابزار قدرت گروه تهدید ما به محرومیت از حقوق اساسی‌مان در گروه در صورت تخطی از اصول و ارزش‌های آن است. هم‌چنین گروه روحیه‌ی رقابت‌جویانه را در ما در زمان مواجهه با یک گروه رقیب تهییج می‌کند.

مقدار و کیفیت کاری که انجام می‌دهیم (یا انجام نمی‌‌دهیم) توسط گروه تنظیم می‌شود. بعضی اوقات گروه‌ها یک تأثیر “تسهیل‌گری جمعی” (Social Facilitation) روی عملکرد ما دارند و ما را به دستیابی به نتایج بیش‌تر تشویق می‌کنند. در زمان‌های دیگر گروه “تنبلی اجتماعی” (Social Loafing) را تشویق می‌کند که به افت بهره‌وری افرادـ مثلا تا حدود ۵۰ درصد و یا حتی بیش‌تر ـ می‌انجامد.

زمانی که یک گروه رسمی در سازمان تشکیل می‌شود، انتظار می‌رود اعضای آن دارای رفتارها و احساسات مشابهی باشند. فعالیت‌های مورد انتظار از افراد همان رفتارهایی هستند که برای انجام وظایف کاری مورد نیازند. تعاملات افراد با دیگران تنها شامل روابط کاری می‌شود. احساسات افراد هم در چارچوب آن‌‌چه برای انجام کار ضروری‌‌اند، مورد پذیرش قرار می‌گیرند. هم‌چنین رفتارها و ارزش‌های غیرقابل قبول هم در سازمان مشخص می‌شوند. این در حالی است که فعالیت‌ها، تعاملات و احساسات اجبار شده توسط سازمان لزوماً برای همه‌ی افراد قابل قبول نیستند و در نتیجه آن‌ها برای پاسخ‌گویی به نیازها و علایق خود در سازمان گروه‌های غیررسمی را تشکیل می‌دهند.

مدیریت سازمان های غیررسمی

گام اول ـ شناسایی اهداف و ارزش‌های گروه‌ غیررسمی و آگاه‌سازی آن‌ها از تأثیرشان در سازمان:

این کار می‌تواند با مشاهده‌ی دقیق رفتارهای اعضای گروه غیررسمی حاصل شود. البته می‌توان در صورت امکان از خود اعضای گروه هم سؤال پرسید.

گام دوم ـ مقایسه‌‌ی اهداف و ارزش‌های گروه‌ غیررسمی با اهداف و ارزش‌های سازمان:

در این مرحله میزان هم‌سویی یا تضاد میان اهداف و ارزش‌های گروه‌ غیررسمی و سازمان تحلیل و تعیین می‌شود تا میزان فاصله‌ی میان این دو مشخص شود.

گام سوم ـ تعریف اهداف و ارزش‌های جدید و جای‌دهی آن در رفتارهای اعضای گروه غیررسمی:

در این گام اهداف و ارزش‌های گروه غیررسمی که با سازمان هم‌سویی ندارند، تغییر داده می‌شوند. برای این منظور:

1. مدیر باید به اعضای گروه غیررسمی بقبولاند که وجود این گروه را در سازمان به رسمیت شناخته است.
2. مدیر باید بر اهداف و ارزش‌های گروه غیررسمی که با سازمان هم‌سو هستند تأکید کند.
3. مدیر باید برای اعضای گروه غیررسمی علت نیاز به تغییر در اهداف و ارزش‌های گروه غیررسمی را بیان کند.
4. یک برنامه‌ی مشخص و گام به گام برای تغییر رفتارهای اعضای گروه غیررسمی براساس اهداف و ارزش‌‌های جدید تدوین می‌شود.
5. تغییر رفتار افراد با عوامل انگیزشی مانند تشویق رسمی و پاداش و ابزارهای کمکی مانند آموزش حمایت می‌شود.

جمع بندی

سیستم های رسمی و غیر رسمی با هم هستند. سازمان غیر رسمی در داخل سازمان رسمی به وجود آمده و نسبت به آن عکس العمل نشان می دهد. برخلاف سازمان رسمی که به طور آگاهانه و به دقت برنامه ریزی می شود، سازمان غیر رسمی دارای نظم و ساختار طبیعی است که در محل کار تکامل پیدا می کند. سازمان غیر رسمی معمولاً همزمان و یا پس از تشکیل سازمان رسمی به وجود می آید. در واقع، در درون و بطن سازمان های رسمی، گروه های احساسی بر مبنای نگرش ها و ارزشیابی مشترک فرهنگی و علایق مشترک از طریق برقراری روابط دوستانه و صمیمی و شخصی به وجود می آید. غفلت از سیستم غیر رسمی، نادیده گرفتن جنبه های غیر معقول رفتار سازمانی است. در حقیقت، غفلت از هر کدام از آنها کوته بینی بوده و به ضرر سازمان است.