چرا وجود مشاور، لازم است؟

نویسنده: مهدی زارع پور | منتور کسب و کار | مدیرعامل رُهام سپهر تابان

سازمان، مجموعه ای از افراد هستند که برای نیل به هدفی خاص، با توانمندی، مهارت ها و دانش های متنوع و مختلف، دور هم جمع شده اند و بدیهی است که در این گردهمایی، فرد یا افرادی، مسئولیت کلان، میانی و خُرد را باید بر عهده بگیرند.

شاکله و استخوان بندی یک سازمان یا کسب و کار، عموماً دو حالت زیر را دارد:

الف. استاد – شاگردی (سنتی)؛

ب. سیستمی.

در نظام استاد-شاگردی، همانطور که از نام آن پیداست، یک نفر “استاد” که فردی است ماهر، قابل قبول، توانمند و کاربلد، محیطی را فراهم می کند تا بتواند مهارت، توانایی و تخصص خود را به پول تبدیل کند. به عنوان مثال، یک نفر تعمیرکار خودرو که مهارت خوب و قابل قبولی دارد، با اجاره یا خرید یک باب مغازه یا گاراژ، مکان اولیه برای تبدیل مهارت خود به پول از طریق ارائه آن به مشتری را، فراهم می آورد.

بدیهی است که “اوستا”، ابزار، لوازم، تجهیزات و… برای عملی نمودن مهارت و تخصص خود نیاز دارد که آن ها را نیز تهیه و به مکان مورد نظر، منتقل نموده و همه چیز را برای ارائه خدمات، فراهم می کند.

اندک اندک که تعداد مشتریان زیاد شد، اوستا نمی تواند دائم از چاله سرویس بیرون آمده، دنبال ابزار بگردد، آن را برداشته و وارد چاله شود. اگر هم جعبه یا تخته ابزار را داخل چاله ببرد، جدا کردن، حمل، تعمیر و… موتور و گیربکس ماشین، کار ساده ای نیست که بتواند به تنهایی، آن را انجام دهد؛ پس یک نفر شاگرد را انتخاب و به کار می گیرد تا به امور جزیی رسیدگی کند، برای اوستا چایی دم کند، ساندویچی بگیرد، آچاری به دستش برساند، صبح زود کرکره را بالا داده، آفتابه ای آب جلوی در ریخته و شرایط را برای حضور “اوستا” در محل کار، فراهم نماید.

حالا ممکن است حین کار، جک زدن زیر ماشین، باز و بسته کردن لاستیک ها و اینچنین امور جزیی و بیخودی را نیز به شاگرد واگذارد. به عنوان مثال، امروز که برای تعویض روغن اتومبیل خود رفته بودم، نوجوان لاغر اندامی، مغازه را تمیز و مرتب، آماده حضور اوستا کرده بود و تا زمانیکه اوستا تشریف آورد، فیلتر هوا را باز کرد، دستگاه مکنده را نزدیک آورد و همین امور مقدماتی را فراهم ساخت.

این کسب و کار که رونق بگیرد، تعداد شاگردان اضافه می شود، شاگردان قدیمی تر، ماهر شده و می توانند امور مهم تر را پیگیری کنند و اوستا اکثر وقت خود را در اتاق خود، پشت میز چای میخورد و تلویزیون نگاه می کند. دو دستگاه POS هم روی میز گذاشته تا وقتی کار مشتری تمام شد، ابتدا چاکرم مخلصم کرده، سپس به دروغ بگوید اصلاً قابل شما را ندارد؟ مرگ ما اینبار را مهمان من باشید؟ و سپس کارت کشیده و پیامک بانک را کنترل کند.

تا زمانیکه همه چیز مرتب باشد، اوستا هم سر و کله اش پیدا نمی شود، اما اگر صدای مشتری بالا برود، اوستا سریع بیرون پریده، چهار فحش آبدار تقدیم حضور شاگردان نموده، پس گردنی هم به کوچکترین شاگرد مغازه که معمولاً با سر تراشیده، زیرپیراهنی فرسوده و دستانی سیاه و روغنی، هاج و واج دور و بر را نگاه می کند زده و به مشتری می گوید:

خودم حلش می کنم، شما بفرمایید داخل دفتر استراحت کنید.

همانطور که مشکل را رسیدگی و حل می کند، فحش، بد و بیراه، کنایه و… بار شاگردان کرده تا به آن ها بفهماند چقدر بدبخت، حقیر و به درد نخور هستند.

این دقیقاً سبک مدیریت غالب در کسب و کارهای ایرانی است!

اما زمانیکه سیستم جاری و ساری است، این فرآیندها هستند که تعیین تکلیف کرده، سلایق شخصی را حذف و سازمان را از فرد محوری به سیستم محوری سوق می دهند. (با بروکراسی اشتباه گرفته نشود.)

در هر دو حالت، مدیران عضوی از “سیستم” شده و روزمرگی، درگیری با جزییات، خطای هاله ای و…، با کارشان عجین می شود.

مشکلی که در اکثر کسب و کارهای ایرانی وجود ندارد، فقدان نگرش سیستمی، بی طرفانه و مبتنی بر ریشه یابی است؛ چرا که در ایران، مالکین کسب و کار، خود شخصاً تمایل به مدیریت دارند و چون متأسفانه هیچ سیستم نظارتی، کنترلی و ارشادی برای ممانعت از تصدی پست های مدیریتی توسط افراد فاقد مهارت وجود ندارد، این سبک مدیریت، منجر به ضرر و زیان های سنگین و جبران ناپذیری می گردد.

مشاور کسب و کار، فردی است که دانش، مهارت و تجربه ی عملیاتی نمودن دانش خود را دارد، اکنون می تواند با نگاه سیستمی و بی طرفانه به کسب و کار، با تمرکز، دقت و تخصص بالاتری سیستم را تحلیل کند.

بر خلاف تصور عام، مشاور، معلم مدیرعامل نیست که به او درس بدهد. بلکه نقش مشاور، یافتن گره، گلوگاه، ریشه و علل مشکلاتی است که در کسب و کار، تبدیل به عادت شده است.

این اشتباه، از سوی مشاوران زیادی تکرار می شود که در جلسات مشاوره، نقش ارسطو، دکتر الهی قمشه ای و… را ایفا نموده، مدیران را ارشاد نموده، پند و اندرز می دهند.

مشاور خوب، سه ویژگی عمده دارد:

1. از یک متد مشخص و الگوی شناخته شده استفاده می کند؛
2. مطالعات متمرکز، عمیق و پیوسته دارد؛
3. هر دو نیمکرده مغز خود را فعال نگهداشته تا بتواند، همه جانبه تحلیل کند.

ده ها ویژگی دیگر می توان برای یک مشاور ردیف کرد که اگر همه را لیست کنید، در یکی از این سه دسته بندی قرار می گیرد، لذا خیلی بحث را پیچیده نکنید.

چگونه یک مشاور خوب را تشخیص دهیم؟

برای شناخت یک مشاور خوب، کمی وقت گذاشته، کلیات و نکات عمومی مدیریت را مطالعه کنید. در مورد دو سبک مدیریت ژاپنی و امریکایی مطالعه کنید (کوتاه) تا بتوانید الگوی فکری و کاری مشاور را تشخیص دهید. اگر این کار برای شما مشکل است، از او بخواهید خود در این مورد صحبت کند. به یقین بدانید فردی که ادعا می کند از همه صاحب نظران، مطلبی خوانده تا بتواند عصاره ی همه را در جلسات مشاوره ارائه دهد، چیزی از مدیریت متوجه نشده است.

نکته ی بعدی این است که دقت کنید، مشاور شما، شنونده ی خوبی باشد. برای صحبت کردن، نظر دادن و ارائه راه حل، عجله ای ندارد و با تمرکز، نکات را پیگیری می کند.

از او نپرسید اگر فلان اتفاق رخ داد پیشنهاد شما چیست؟ بلکه از او بخواهید از عملکرد خود در سایر کسب و کارها صحبت کند و اطلاعات آن کسب و کار را در اختیار شما قرار دهد تا بتوانید موضوع را بررسی کنید.

بسیاری از دوستان هستند که برای نوشیدن آب سرد از آبسردکن یک اداره، سازمان و… وارد شده اند، همان را به عنوان رزومه، مطرح می کنند.

پوشش و وضعیت ظاهری یک مشاور، به شدت اهمیت دارد. ژاپنی ها در هر بار مصاحبت، کفش طرف مقابل را نگاه می کنند تا ببینند آیا تمیز است یا خیر؟! موی سر ژولیده، لباس نامناسب و…، نشان از ذهنی آشفته دارد. هیچ مشاور حرفه ای، در جلسات کاری و رسمی، با لباس جین روبروی شما نخواهد نشست.

مشاور خوب، سؤالات خوب می پرسد. برنامه دارد و از شما میخواهد تا هدفتان از مشاوره گرفتن را شفاف بیان نمایید.

یک مشاور موفق، معمولاً در سال به بیش از ۵ مجموعه متوسط، نمی تواند خدمات مستمر با کیفیت ارائه نماید مگر بصورت موردی و پراکنده. (Case Study)

مشاور خوب، باید فارغ التحصیل یکی از گرایشات مدیریت باشد؛ از او بخواهید مقالات، کتاب یا نوشته های خود را به شما معرفی کند تا بتوانید با طیف فکری او، بیشتر آشنا شوید.

مشاور خوب، باید مفهوم سیستم را به خوبی درک کرده باشد؛ برای بررسی این مهارت، دقت کنید که مشاور به دنبال رفع ایرادات بنیادی است یا پیشنهادات اغوا کننده افزایش فروش؟!

از مشاور، چه چیزی طلب کنیم؟

موارد زیادی برای من اتفاق افتاده که پرسنل یا مدیران تماس گرفته اند، بدیهی ترین و پیش پا افتاده ترین چالش های کاری خود را مطرح کرده و منتظر بوده اند تا یک راه حل عجیب، غریب و معجزه آسا بشنوند! به عبارت دیگر، بسیاری از مدیران از مشاور کسب و کار انتظار دارند کپسول یا قرصی در جیب خود داشته باشد، آن را هر ۶ ساعت تجویز کرده و پس از ۴ روز، سازمان متحول گردد!

از مشاور بخواهید سرنخ ها را به شما نشان دهد، پس از آن، خود به دنبال حل، رهبری، کنترل و مدیریت باشید! به عنوان مثال اگر قرار است فرم جدیدی برای کنترل کیفیت طراحی کنید، از مشاور بخواهید موضوع را بررسی کند، شاید فرم جدید، خود سبب مشکلات جدیدی باشد!

از مشاور خود بخواهید سیستم را رصد کند، نه افراد را. افراد امروز هستند، ممکن است فردا به هر علتی نباشند.

مشاور را در جلسات مدیران، دعوت کنید تا به عنوان عضو مهمان بدون حق رای حضور داشته باشد.

از مشاور بخواهید، با مدیران میانی مصاحبه کرده تا شناخت کاملی از سیستم کسب کند.

این موضوع را مد نظر داشته باشید که حتی لردهای قوم وحشی وایکینگ، مشاور داشتند!

جمع بندی

برای باقی ماندن در فضای رقابتی، سازمان ها و شرکت های بسیاری به اهمیت مشاوره مدیریتی پی برده اند. مشاوران مدیریت دانش و مهارت کافی را در ارائه راه حل ها در بهبود بهره وری و رسیدن به اهداف سازمانی را درحوزه تخصصی خود دارند. مشاوره های مدیریتی همچون مشاوره مدیریت استراتژیک، مشاوره تعالی سازمانی، مشاوره بازاریابی، مشاوره منابع انسانی و مشاوره تجارت الکترونیک … از مهمترین موضوعاتی هستند که مدیران ارشد با آنها سر و کار دارند.

هنگامی که در سازمانی مدیران ارشد به دلیل کمبود تجربه یا دانش به مشکلاتی برخورد می کنند که توانایی حل مناسب آن ها را ندارند، از مشاوران مدیریت بهره می برند. استفاده خدمات مشاوره مدیریتی و دریافت خدمات از آنها، راه حلی مقرون به صرفه تر از برخورد نامناسب با مسائل حاضر است که به دلیل عدم دانش و تجربه کافی باعث صرف هزینه های بیشتری نیز می شوند. مشاوران مدیریتی در ابتدای کار وضعیت موجود را ارزیابی می کنند تا برای ارائه پیشنهادات خود را به مدیران ارشد ارائه دهند.

به عنوان مثال، حداقل هزینه ی استخدام اشتباه یک نفر، ۷ میلیون تومان در ماه است! شما تاکنون چند نفر را اشتباهی استخدام کرده اید؟! مشاور نمی تواند ۱۰۰ در ۱۰۰ استخدام شما را بهینه سازد، اما قطعاً می تواند با تغییراتی در پروتکل ها، این اعداد را بصورت چشمگیر، بهبود بخشد. نتیجه ی این اقدامات را، در ترازنامه کسب و کار خود، خواهید دید!