ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد چیست؟ چگونه اجرایی کنیم؟


ارزیابی عملکرد، تیغ دو لب!

حتماً می دانید که در دنیا، دو تئوری مرجع و اصلی برای مدیریت داریم. اول تئوری مدیریت امریکایی است و دوم، تئوری مدیریت ژاپنی. ارزیابی عملکرد نیز، به همین تناسب، دو رویکرد اصلی دارد.

در قیاس بین عملکرد مدیران ایرانی با تئوری های مذکور، متوجه شباهت های بسیار زیاد سبک مدیریت ایرانی با سبک مدیریت امریکایی خواهیم شد.

برای درک بهتر، اجازه بدهید تا شاخص های تئوری مدیریت امریکایی را با هم مرور کنیم:

۱) استخدام کوتاه مدت؛

۲) پیشرفت سریع و مسیر شغلی تخصصی؛

۳) ارزیابی فردی، رسمی و کوتاه مدت وپیوسته؛

۴) توجه به کارکنان بعنوان جزیی از ماشین (نگاه ابزاری)؛

۵) مدیریت سلسله مراتبی؛

۶) برنامه ریزی سوگیری کوتاه مدت دارد.؛

۷) تصمیم گیری بصورت فردی صورت می گیرد؛

۸) مسئولیت و پاسخگویی فردی است؛

۹) روند تصمیم گیری سریع اما اجرای آن کند است؛

۱۰) ساختار سازمانی رسمی؛

۱۱) جابجایی افراد بین سازمان ها راحت است؛

۱۲) وفاداری کارکنان به سازمان در حد پایینی است؛

۱۳) آموزش کارکنان مورد تردید است وسازمان ها مایلند از کارکنان آموزش دیده استفاده کنند؛

۱۴) مدیریت از بالا به پایین است؛

۱۵) نظارت بر عملکرد فرد صورت می گیرد نه گروه؛

۱۶) امنیت شغلی پایین است؛

۱۷) ملاک ارشدیت شغل سازمانی است.

اگر عنوان “سبک مدیریت امریکایی” از این ویژگی های ۱۷گانه حذف شود، مخاطبین گمان می کنند که در حال نام بردن ویژگی های سبک مدیریت در ایران هستیم! جز این است؟!

ارزیابی عملکرد به سبک امریکایی ها

احتمالاً نام “پیتر دراکر” را شنیده اید، یکی از صاحب نظران حوزه مدیریت که تخصص ایشان، نابودی کسب و کار از طریق توصیه های جذاب است! به عنوان مثال، “پیتر دراکر” به مدیران ارشد کسب و کار توصیه می کند که:

“اگر می خواهید رشد، پیشرفت و توسعه در کسب و کار شما رونق بگیرد، بین افراد و واحدها، رقابت سالم ایجاد کنید!”

همچنین، پیتر دراکر مبدع شیوه غلط مدیریت بر مبنای هدف است که در آن، برای سازمان یک هدف عددی مشخص می کنیم و افراد را بر اساس میزان تحقق هدف، ارزیابی می کنیم!

مثلاً می گوییم هر فرد در روز باید ۱۰۰ بطری تولید کند. این عدد ۱۰۰ از کجا آمده؟ چرا ۹۸ یا ۱۰۲ نه؟! ملاک تعیین چه بوده است؟ آیا همه ی افراد سازمان، در یک سطح توانمند و از امکانات برخوردار هستند؟ اگر یک نفر بتواند در روز ۱۵۰ بطری تولید کند، تکلیف بقیه چیست؟ آن ها تنبل و بی خاصیت هستند؟ و از کجا معلوم فرد دیگری در جای دیگری مشغول به کار نباشد که می تواند در روز ۲۱۰ بطری تولید کند؟!

ارزیابی عملکرد امریکایی هم دست پخت این دانشمند حوزه مدیریت است که در آن توصیه می کند افراد را با هم مقایسه کنید تا تنبل ها خجالت بکشند و زحمت کشان و دلسوزان، تشویق شوند!

اجازه بدهید ببینیم این شیوه عملی بوده است؟!

در یکی از دوره های آموزشی که در حال توضیح این درس بودم (ارزیابی عملکرد)، مدیر یک شرکت فولادی دست بلند کرده و اجازه خواست تا توضیحاتی ارائه دهد. ایشان فرمودند:

“این شیوه ارزیابی عملکرد به سبک دراکر، افتضاح است! ما در شرکت خودمان این کار را انجام دادیم، به فردی که بیشترین نمره ارزیابی عملکرد را در مقایسه با بقیه می گرفت سکه طلا جایزه دادیم، یک روز کارمندی که برنده سکه شده بود به دفتر من آمد، گفت این سکه خدمت شما، لطفاً همانطور که در جمع آن را به من هدیه دادید، در جمع از من پس بگیرید و دیگر من را در ارزیابی عملکرد قرار ندهید!”

ارزیابی عملکرد به شیوه امریکایی، سودی جز نفرت پراکنی، کینه، خراب کاری، جو منفی و ایجاد تنش میان پرسنل نمی شود. این ماجرای شرکت فولاد، از کتاب و مقاله نیامده، عین صحبت های مدیر یک شرکت ایرانی است که در سال ۱۳۹۷ برای من تعریف کرد.

این تصور غلط که رقابت باعث رشد می شود، توهمی بیش نیست. رقابت، فقط سبب مرزبندی بین واحدها، تلاش برای کتمان کم کاری ها، نادیده گرفتن علت مشکلات و در نهایت، فروپاشی سیستم می شود.

نکته جالب این است که شرکت های پیشتاز و نام آشنای امریکایی هم دیگر این توصیه ها را عمل نمی کنند!! (به عنوان مثال، در گوگل، مایکروسافت، فورد و…، سیستم رقابتی به سرعت جمع آوری شد و حتی بلانچارد در کتاب های خود، اعتراف می کند که این شیوه پاسخگو نبوده و مخرب است!)

ارزیابی عملکرد به شیوه ژاپنی ها

در نقطه مقابلِ “پیتر دراکر” که هیج کارنامه روشن و جذابی ندارد، “پروفسور ادواردز دِمنیگ” (یک امریکایی دیگر!) قرار دارد که توانست با دستورالعمل ها و آموزه های خود، در کمتر از پنج سال ژاپن را متحول سازد! اگر از دفتر اصلی تویوتا در ژاپن بازدید کنید، عکس بزرگ دِمینگ در کنار تصویر مؤسس تویوتا و مدیر فعلی آن، نظر شما را جلب می کند.

دِمینگ، فردی که یک ملت را نجات داد! (مقایسه کنید با کارنامه خالی دراکر)، توصیه می کند که افراد را نسبت به خودشان، توانایی، امکانات و شرایط محیطی موجود بسنجید. در این شیوه، هر فرد متناسب با سطح اختیارات، موانع، فرصت ها و… عملکردش در قیاس با خودش سنجیده می شود و در صورت رشد، پاداش گرفته و اگر افت داشته باشد، مدیران به دنبال شناسایی عواملی هستند که سبب این افت شده است تا به کمک فرد، آن ها را حل کنند!

بله! این شیوه نسبت به شیوه امریکایی، وقت گیرتر است و مدیران ایرانی که غالباً از مجبوری مدیر شده اند و مهارت کافی هم ندارند، حوصله این کارها را ندارند.

اگر میخواهید مشکلات سازمان و کسب و کارتان ریشه ای، اصولی و دقیق، شناسایی، بررسی و مرتفع شوند، بهترین اقدام ممکن، طراحی نظام ارزیابی عملکرد ۳۶۰درجه غیر مقایسه ای است.

من این نظام را در چند شرکت ایرانی اجرایی نموده ام و اثرات آن، آنقدر شگفت انگیز بوده که خود مدیران، با دقت و تمرکز بالا، اجرای آن را پیگیری می کنند.

یک برنامه ارزیابی عملکرد خوب، چگونه طراحی و اجرایی می شود؟

برای اینکه بتوانید یک نظام ارزیابی عملکرد مناسب و استاندارد طراحی کنید، لازم است در ابتدای امر، مشخص کنید که از هر واحد/عنوان شغلی، چه انتظاراتی دارید؟ بسیاری از مدیران ارشد، دقیقاً نمی دانند از طرف مقابل چه انتظاری دارند و زمانی که از آن ها خواستم تا تکلیف طرف مقابل را روشن کنند، در یک اقدام عجیب، بجای اینکه خود مدیر خواسته هایش را مشخص کند، از طرف مقابل خواسته تا برود در گوگل سرچ کند ببیند باید چه کارهایی انجام دهد!

پس در گام نخست: مشخص کنید که دقیقاً چه خواسته هایی از افراد گروه یا کسب و کار خود دارید؟

گام دوم، طراحی فرم هایی است که در آن، شاخص هایی درج شده است که قبلاً (گام اول)، به عنوان انتظار و خواسته مدیر از کارکنان، مشخص شده و به توافق رسیده اند. گاهی اوقات دیده ام که در فرم های ارزیابی عملکرد، شاخص هایی آورده شده که بزرگان مدیریت هم از انجام آن ها عاجز هستند! این فرم های ارزیابی عملکرد، ایده آل گرایی، نا امیدی و شکست را در پی دارند.

گام سوم زمانی آغاز می شود که:

الف. با پرسنل و همکاران، به توافق رسیده اید که چه خواسته هایی از آن ها دارید؛

ب. خواسته ها را در فرمت شاخص های قابل اندازه گیری، در یک فرم شکیل و استاندارد مشخص وارد کرده اید.

اکنون، زمان این رسیده که عملکرد افراد را به کمک شاخص های کلیدی، در طول ماه، هفته و… (طبق آنچه مورد نظر شما است. در برخی کسب و کارها، ارزیابی عملکرد روزانه لازم است، در برخی دیگر، سالیانه!)، عملکرد افراد را سنجیده، رصد کرده و بازخور مناسب نشان دهید.

ارزیابی عملکرد را با مچ گیری اشتباه نگیرید. خیلی از مدیران در طول دوره ارزیابی عملکرد سکوت می کنند به این بهانه که فرصت داده ایم ببینیم جبران می کند یا نه! خودش متوجه خطایش می شود یا نه! این اقدام غلط است، باید به موقع، دقیق، صریح و شفاف بازخورد نشان دهید و نتیجه ی بازخورد را در ارزیابی عملکرد نهایی بگنجانید.

به عنوان مثال، زمانیکه می بینید یک فرد با لباس کار در محل کار حاضر نشده، بلافاصله او را خواسته و دلیل این کار را جویا شوید. برخی مدیران می گویند فعلاً چیزی نگفتم تا آخر ماه، از امتیازش کم کنم! مگر آنجا میدان جنگ است؟ یا شما در یک مهدکودک مشغول به کار هستید؟!

گام چهارم در زمان تکمیل فرم های ارزیابی عملکرد است. هر فرد را بصورت خصوصی بخواهید و در حضور خودش، یک به یک شاخص های فرم را مورد بررسی قرار دهید تا فرد در فرآیند امتیازدهی و تحلیل عملکرد خویش، سهیم بوده و ابهامی وجود نداشته باشد. سپس، دلایل ضعف، موانع و… را بررسی نموده و به دنبال راه حل و تعیین تکلیف باشید.

این کار، هرچند وقتگیر است اما یک اقدام پیشگیرانه بسیار عالی و مؤثر در برابر بحران های داخلی است.

گام پنجم، قیاس عملکرد فرد نسبت به گذشته است. اگر بهبود (هرچند ناچیز) ملاحظه کردید، بلافاصله با ذکر دلیل، تشویق کنید. اگر افت در کار مشاهده می شود، از او علت را جویا شده و برای یافتن راه حل و رفع موضوع، برنامه ریزی کنید. یعنی دقیقاً مشخص کنید چه کاری را در چه وقت باید انجام داد تا موانع رفع شده و فرد بتواند عملکرد خود را بهبود بخشد؟

گام ششم، تحلیل روند کلی پرسنل است. در این گام، باید بررسی کنید که آیا روند حرکت سازمان با استراتژی و هدف تدوین و ابلاغ شده، هماهنگی و تطبیق دارد یا خیر؟ اگر انحرافی مشاهده می شود، علت چیست؟ چگونه می توان آن را برطرف ساخت.

یکی از مدیران ارشد، زمانیکه این مراحل را توضیح می دادم گفت:

با این حساب من باید کار و زندگی را تعطیل کنم، دائم پرسنل و کارهایشان را رصد کنم!

نکته جالب این است که یک مدیر، چه کاری مهم تر از رصد فعالیت مجموعه ی خود دارد؟!! حتماً انتظار دارید یک نفر دیگر وظایف شما را انجام دهد؟

تمام مواردی که در بالا ذکر شد، وظایف ابتدایی و بدیهی یک مدیر مؤثر است که می خواهد مجموعه زیر نظرش رشد کرده و آینده روشنی داشته باشد.

۸ دیدگاه

  • آقای دکتر دقییییییییییقا درست گفتین شرکت ما هم ارزیابی عملکرد میکرد هر ماه یکی به عنوان کارمند نمونه معرفی می کرد همون کارمند استعفا میداد میرفت :)))))))))))) همه اذیتش میکردن

  • سلام استاد روز و روزگار خوش
    لطفا فایل یا دوره اموزشی در این خصوص برگزار فرمایید.

    با تشکر

  • سلام استاد خیلی عالی بود
    ما تجربه ارزیابی عملکرد و مقایسه پرسنل داشتیم که بعد از یکسال مجبور شدیم کلاً حذفش کنیم. همه چیز در حال فروپاشی بود و خیلی جو بدی شده بود دقیقا دقیقا درست گفتین

  • سلام اقای دکتر لطفاً ممکنه بیشتر در مورد این ارزیابی عملکرد توضیح بدین؟ الان مشکل بزرگی در شرکت ما هست که همه در برابر این ارزیابی عملکرد مقاومت میکنن و نمیدونیم نظرات واقعی هست یا نه.
    لطفا راهنمایی کنید

  • این ارزیابی عملکرد بلای جان ما در شرکت شده
    شما را به خدا به مدیران بگویید مطالعه کنند
    همه را کلافه کرده اند

  • سلام دکتر
    لطفاً فایل یا دوره آموزشی برای پیاده سازی نظام ارزیابی عملکرد معرفی بفرمایید. متشکر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

error: محتوا حفاظت شده است - رُهام سپهر تابان